ประเด็นปัญหาการนำ ERP มาใช้ในองค์กร

[brid.kati]

siriwan
Newbie

Posts: 18




ประเด็นปัญหาการนำ ERP มาใช้ในองค์กร
« on: April 24, 2011, 05:36:15 pm »
ประเด็นปัญหาการนำ ERP มาใช้

ประเด็นปัญหาในขั้นตอนของแนวคิดและการวางแผน ได้แก่

1. การปฏิรูปจิตสานึกอย่างทั่วถึงและเต็มที่นั้นทำได้ยาก
การปฏิรูปจิตนึกให้ทุกคนรู้ว่ามีความจำเป็นต้องปฏิรูปองค์กรนั้นเป็นเรื่องที่ยากยิ่ง โดยมีสาเหตุมาจาก
- การเลิกยึดติดกับประสบการณ์ความสาเร็จในอดีตนั้นทำได้ยาก
ผู้บริหารจัดการและคนทำงานจำนวนมากในปัจจุบน มักยึดติดอยู่กับประสบการณ์ความสำเร็จในอดีต
จนส่งผลทำให้เกิดการปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงและเป็นอุปสรรคต่อการปฏิรูปองค์กร ในขณะที่การปฏิรูป
องค์กรโดยการนำ ERP มาใช้ จำเป็นต้องปฏิรูปสถานภาพ ปัจจุบันจึงจะบรรลุเป้าหมายได้ ดั้งนั้นจึงจำเป็นที่
จะต้องเลิกการยึดติดกับประสบการณ์ความสำเร็จในอดีต

- การพัฒนาให้มีจิตสำนึกที่ แข่งขันได้ในระดับโลก
ควรต้องพิจารณาว่ากระบวนการทางธุรกิจทีใช้ในอดีตนัน สามารถที่จะแข่งได้ในระดับโลกจริง
หรือไม่ ถ้ากระบวนการแบบเดิมไม่สามารถที่จะแข่งขันได้อีกต่อไป ก็จะต้องทำการปฏิรูป หรือไม่ก็กำจัด
ออกไป ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนจิตสำนึกกันอย่างจริงจัง

- ทำลายสิ่งที่ปิดกั้นข้อมูล
การนำ ERP มาใช้ จำเป็นต้องทำการบูรณาการระบบงานข้ามแผนกข้ามฝ่ายเข้าด้วยกัน ภายใต้
ฐานข้อมูลร่วมกัน จึงส่งผลให้การเปิดเผยและใช้ข้อมูลร่วมกันข้ามแผนกข้ามฝ่าย เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องรวดเร็ว
ขึ้น หากบุคลากรยังขาดจิตสำนึกในการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร โดยเก็บข้อมูลเอาไว้ภายใน
แผนกหรือองค์กรเท่านั้น ผลที่ตามคือมีการแบ่งแยกข้อมูลเป็นสองส่วน คือข้อมูลภายใน และข้อมูลภายนอก
อย่างชัดเจน ทำให้การใช้ข้อมูลร่วมกันและโปร่งใสข้ามแผนกหรือองค์กรนั้นเป็นไปได้ยากมาก

2. การทำให้ผู้บริหารเข้าใจ ERP นั้นค่อนข้างทำได้ยาก
เป็นสิ่งสำคัญมากที่ผู้บริหารจะต้องเข้าใจว่า การนำ ERP มาใช้นั้นจะทำให้สามารถปฏิรูปองค์กรได้
อย่างไรบ้าง และผู้บริหารต้องเป็นแกนนำในการนำ ERP มาใช้ แต่ว่าการทำให้ผู้บริหารเข้าใจ ERP นั้น
ค่อนข้างทำได้ยาก และมักจะไม่เห็นด้วยว่าจำเป็นต้องนำ ERP มาใช้อย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้ จึงทำให้การทำ
แผนการและการตัดสินใจเพื่อนำ ERP มาใช้โดยมีผู้บริหารเป็นผู้นำเกิดขึ้นได้ยาก

3. ยุทธศาสตร์ของธุรกิจไม่ชัดเจน
หากผู้บริหารไม่มียุทธศาสตร์ทางธุรกิจที่ชัดเจนแล้ว การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายการปฏิรูป
โดยการนำ ERP มาใช้ก็จะทำได้ยากยิ่ง และถ้าปล่อยให้การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการปฏิรูป
มีความไม่ชัดเจน กำกวม ก็จะทำให้ไม่สามารถวางแผนแนวคิดในการนำ ERP มาใช้อย่างเป็นรูปธรรมได้ และ
ส่งผลให้การนำ ERP มาใช้ไม่คืบหน้า

4. ไม่สามารถข้ามระบบเก่าขององค์กรได้
การปฏิบตงานด้วยการนำ ERP มาใช้นั้น จะต้องไม่ยึดติดกับสถานภาพปัจจุบันของงานที่องค์กรหรือ
หน่วยงานดำเนินอยู่ และพิจารณาทบทวนตั้งแต่รากฐาน จึงมีความจำเป็นที่จะต้องไม่ยึดติดแม้แต่
ประสบการณ์ความสำเร็จในอดีต ดังนั้นจึงมักจะได้รับการต่อต้านจากภายในองค์กร ฉะนั้นการปฏิรูปโดย
การนำ ERP มาใช้นั้น ถ้าหากคาดหวังว่าจะเกิดจากการสะสมการปรับปรุง จากระดับล่างโดยพนักงาน
ภายในองค์กรเป็นหลัก จะทำให้การนำ ERP มาใช้ไม่สามารถคืบหน้าไปได้

5. การทำให้ได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด (Optimize) ทั่วทั้งองค์กรนั้นทำได้ยาก
การบริหารจัดการโดยการนำ ERP มาใช้นั้น ไม่ใช่การปรับให้มีประสิทธิผลสูงสุดเป็นส่วนๆ ของแต่
ละแผนก /หน่วยงาน แต่จะต้องทำการปรับให้มีประสิทธิผลสูงสุดโดยภาพรวมของทั้งองค์กร และแผนก/
หน่วยงาน นั่นก็คือ จะต้องพิจารณาทบทวนภาระงานและบทบาทของแต่ละหน่วยงาน ดังนั้นในขณะที่สรุป
รวมแนวคิดของการนำ ERP มาใช้ อาจจะเกิดการขัดกัน ซึ่งผลประโยชน์หรือเกิดการประทะกันระหว่าง
แผนก/หน่วยงาน และถ้าหากให้แต่ละหน่วยงานปรับตัวซึ่งกันและกันเอง ก็จะทำให้ไม่สามารถได้รับผลลัพธ์
ที่ดีที่สุดในระดับทั้งองค์กรได้ และทำให้การนำ ERP มาใช้ไม่คืบหน้า

6. การใช้ ERP package นั้นไม่สามารถให้ความมั่นใจได้อย่างเต็มที่
การนำ ERP มาใช้นั้น สิ่งที่ขาดไม่ได้คือ การใช้ ERP package อย่างไรก็ตามการนำ ERP package
สำเร็จรูปจากผู้ผลิตภายนอกมาสร้างระบบสารสนเทศใหม่ที่จะเป็นแกนหลัก (backbone) ของระบบงานนั้น
ซึ่งมักจะได้รับการปฏิเสธจากสายงานและฝ่ายระบบสารสนเทศ ผลที่ตามมาก็คือ ผู้ที่เกี่ยวข้องจะยังคงมี
ความคุ้นเคยและสบายใจที่จะใช้วิธีการพัฒนาในรูปแบบเดิมมากกว่า และหันหลังให้กับการนำ ERP package มาใช้

ประเด็นปัญหาในขั้นตอนของการพัฒนา ได้แก่

1. ความยากในการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ
งานหลักของขั้นตอนการพัฒนาได้แก่ การวางแผนกาหนดรูปแบบธุรกิจที่คาดหวัง แล้วทำการ
ออกแบบกระบวนการทางธุรกิจที่จะทำให้รูปแบบของธุรกิจที่คาดหวังนั้นเกิดขึ้นเป็นรูปธรรม แต่เนื่องจาก
คุณสมบัติของระบบ ERP นั้น เป็นการประสานรวมกันของระบบงาน ดังนั้นขอบข่ายของงานที่เกี่ยวข้องกับ
การนำ ERP มาใช้จึงกว้างขวาง และส่งผลให้การ ออกแบบและตัดสินใจสำหรับกระบวนการทางธุรกิจนั้น
เป็นงานที่ยาก

2. ความยากในการใช้ ERP อย่างมีทักษะ
เนื่องจาก ERP package เป็น Software ที่ผู้ผลิตเป็นผู้กำหนดมาตรฐานและทำการผลิตขึ้นมา
ดังนั้นผู้ใช้เองจะไม่สามารถเข้าใจเนื้อหาภายใน package ที่มีขนาดใหญ่มาก อีกทั้งระบบสารสนเทศที่สร้าง
โดย package นี้ก็จะมีขนาดใหญ่ตามด้วย ดังนั้นการสร้างกระบวนการทางธุรกิจแบบใหม่และสามารถใช้
งานได้ดีนั้น ถือได้ว่าเป็นงานที่ยากทีเดียว

3. ความยากในการทำความเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจของ ERP package
จะมีรูปแบบของกระบวนการธุรกิจหลากหลาย ซึ่งครอบคลุมธุรกิจมากมายหลายสาขาให้
เลือกใช้ การพัฒนาระบบ ERP นั้นจะต้องทำความเข้าใจแง่มุมต่างๆ ของกระบวนการทางธุรกิจที่มีให้
เลือกใช้ และสามารถเลือกส่วนที่จะใช้กับองค์กรของตนได้
ดังนั้น ควรหาโอกาสเรียนรู้ โดยการเข้าร่วมงานสัมมนาหรือการประชุม ที่จัดโดยผู้ผลิต ERP package
และขอความช่วยเหลือสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญของพันธมิตรผู้ให้การสนับสนุน ซึ่งคุณภาพของความ
ช่วยเหลือสนับสนุนนี้ ขึ้นอยู่กับระดับความรู้หรือประสบการณ์ของผู้เชี่ยวชาญนั้นๆ ผู้เชี่ยวชาญมักจะใช้
วิธีการอธิบายจากเอกสารย่อๆ ของผู้เชี่ยวชาญพร้อมๆ กับการใช้งานหน้าจอของระบบ ERP จริงๆ ซึ่งยากที่
จะเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจที่ ERP package มีมาให้เลือก อีกทั้งวิธีการเรียนบนหน้าจอนั้นจะทำให้เกิด
ความสับสนปนกัน ระหว่างกระบวนการทางธุรกิจซึ่งเป็นเรื่องสาคัญหรือหัวใจหลักของงาน กับกระบวนการ
ใช้งานระบบซึ่งเป็นเรื่องเป็นเรื่องวิธีการใช้งาน และนี่เป็นจุดอ่อนของวิธีนี้

4. การไม่มีวิธีการที่เป็นมาตรฐานในการแสดงถึงกระบวนการทางธุรกิจ
เนื่องจากไม่มวิธีที่เป็นมาตรฐาน ในการที่จะอธิบายกระบวนการทางธุรกิจให้เข้าใจได้ง่าย ในรูปแบบ
ของรูปภาพ สัญลักษณ์ เพื่อให้เกิดความเข้าใจในกลุ่มผู้เกี่ยวข้อง กับรายละเอียดของรูปแบบธุรกิจและ
กระบวนการทางธุรกิจ เมื่อดำเนินโครงการไปอาจทำให้เกิดความขัดแย้ง ทำให้เสียเวลาออกแบบกระบวนการ
ทางธุรกิจใหม่ ย่อมส่งผลต่อการพัฒนา ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาเพิ่มขึ้น เช่น บางโครงการต้องสูญเสียเงินทุน
สำหรับการพัฒนาไปถึง 40 % โดยไม่สามารถเหลือเอกสารที่จับต้อง และสามารถนำมาใช้ประโยชน์ต่อไปใน
อนาคตได้ หรือบางกรณีถึงแม้ว่าจะมีการทำเอกสารไว้ก็ตาม แต่คุณภาพแย่ เป็นเอกสารที่สมาชิกที่เข้าร่วม
ภายหลัง ไม่สามารถทำความเข้าใจได้

5. ความยากในการพัฒนาแบบซึ่งต้องมีการทดสอบปรุงปรุงหลายรอบ
การที่จะพัฒนาระบบเพื่อให้เป็นไปตามรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจที่คาดหวังว่าน่าจะเป็น
ให้สมบูรณ์ตามต้องการทุกรายละเอียดแทบจะเป็นไปไม่ได้ ดังนั้น การเลือกหากระบวนการทางธุรกิจที่มี
ความคล้ายใกล้เคียง ERP package เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องใช้วิธีการพัฒนาเพิ่มเติม
ขึ้นโดยการ Customize ด้วยเหตุผลนี้เมื่อทำการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจอย่างคร่าวๆ เสร็จ ก็จะสร้าง
ระบบต้นแบบขึ้นก่อน และลองใช้งานระบบ ERP ต้นแบบนั้น แล้วตรวจสอบและประเมินผล ผลลัพธ์ที่ได้ก็
จะนำไปใช้สาหรับปรับเปลี่ยนการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ หรือเพิ่มเติมตามความเหมาะสมให้ดีขึ้น
แล้วสร้างระบบต้นแบบที่ปรับปรุงใหม่อีกครั้ง และตรวจสอบประเมินผลซ้า ซึ่งตามปกติมักจะทำซ้ำเช่นนี้
อย่างน้อย 2-3 ครั้ง ดังนั้นการพัฒนาในรูปแบบการทำซ้ำให้เสร็จภายในระยะเวลาที่กาหนดเช่นนี้เป็นงานที่
ยากพอควร

6. การเพิ่มขึ้นของ Customize
จากการสำรวจสถานภาพที่แท้จริงของโครงการนำ ERP มาใช้ที่ผ่านมา พบว่าค่าใช้จ่ายในการ
Customize ERP package ที่เรียกกันว่า การพัฒนาเพิ่มเติม หรือนิยมเรียกกันว่า Add-on development
นั้นสูงถึง 30 % ของค่าใช้จ่ายในการพัฒนาโครงการ ERP ทั้งหมด ยิ่งถ้าทำการ Customize เองทั้งหมด
ก็ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการให้ดูแลรักษาระบบเพิ่มมากขึ้นด้วย นอกจากนี้ถ้ามีการ Customize ระบบมากการ
Upgrade ระบบก็จะยุ่งยากและเสียค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งจะส่งผลกระทบในอนาคตเพิ่มมากขึ้น

7. ความยากในการการบริหารโครงการ
โครงการพัฒนาระบบ ERP นั้นจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาต่างๆ ในระดับองค์กร โครงการที่ประสบ
ความสำเร็จในการพัฒนาระบบ ERP ตามแผนงานการพัฒนาและแผนงบประมาณที่วางไว้ตอนแรกนั้นน้อย
มาก โครงการจำนวนไม่น้อยล้มเหลวเนื่องจากเวลาที่ยาวนานในการพัฒนา และค่าใช้จ่ายที่เกินกว่าที่วางแผน
ไว้ ดังนั้นเมื่อพิจารณาเทียบกับโครงการพัฒนาในรูปแบบ customize ที่ผ่านมานั้น โครงการพัฒนาระบบ
ERP จึงค่อนข้างมีความเสี่ยงสูง ดังนั้นการบริหารจัดการโครงการการนำ ERP มาใช้นั้น จะยากกว่าโครงการ
พัฒนาแบบ customize มาก

ประเด็นปัญหาในขั้นตอนของการใช้งานและการปรับปรุงพัฒนา ได้แก่

1. ความยากในการศึกษาและฝึกอบรมเกี่ยวกับรูปแบบและกระบวนการทางธุรกิจ
การนำ ERP มาใช้นั้น ต่อเนื่องจากการฝึกอบรมเกี่ยวกับการปฏิรูปจิตสานึกในขั้นตอน ของการ
ออกแบบและวางแผน ควรให้การศึกษาฝึกอบรมผู้เกี่ยวข้องในสายงานตั้งแต่ขั้นตอนการพัฒนาระบบจนถึง
ขั้นตอนการใช้งานระบบ ERP ด้วย อย่างไรก็ตาม การให้การศึกษาเรื่องวิธีใช้งานระบบ
ERP และ
กระบวนการทางธุรกิจของระบบ ERP ที่เกี่ยวข้องกับแผนกตัวเองเท่านั้นคงไม่พอ ต้องสร้างความเข้าใจถึง
รูปแบบธุรกิจขององค์กร ความเข้าใจการไหลของงานของแผนกตัวเอง และแผนกอื่นที่เกี่ยวข้อง ให้เห็น
บทบาทและตำแหน่งของตัวเองในองค์กรทั้งหมด และความเข้าใจถึงการบูรณาการของงานของตัวเองและของ
แผนกอื่น ฯลฯ ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นต้องทำให้ภาพของรูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจของระบบ
ERP ที่ใช้อยู่ มองเห็นเป็นภาพที่เข้าใจง่ายแก่คนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องโดยใช้วิธีการนำเสนอที่เป็นมาตรฐาน
ร่วมกัน

2. ความไม่ก้าวหน้าของการใช้ประโยชน์จากข้อมูลของระบบ ERP และความร่วมมือข้ามแผนก
เนื่องจากฐานข้อมูลแบบสมุดลงบัญชี ของระบบ ERP เป็นขุมทรัพย์ของข้อมูลที่บ่งบอกถึง
รายละเอียดและสภาวะแท้จริงของธุรกิจและการบริหาร ดังนั้นจึงต้องมีการสร้างคลังข้อมูล , การสร้าง
เครื่องมือในการดึงข้อมูลมาใช้ ฯลฯ เพื่อช่วยให้สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลของระบบ ERP ได้ง่ายขึ้น
การใช้ข้อมูลร่วมกันของระบบ ERP นั้นย่อมส่งผลให้เกิดความ ร่วมมือกันระหว่างฝ่าย เกิดการ
รวบรวมสั่งสมความรู้ของพนักงานและทาให้เกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ระดับองค์กร รวมทั้งความสามารถ
ในการแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ประเด็นปัญหาในส่วนนี้คือ การสร้างกลไกให้ข้อมูลมีความโปร่งใส
และสามารถใช้ร่วมกันได้

3. ความยากในการดูแลรักษาระบบ ERP
ตามปกติแล้ว การสร้างระบบ ERP ควรหาที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในการพัฒนาระบบ ERP
โดยใช้ ERP package เข้ามาช่วย จึงควรให้ที่ปรึกษาดังกล่าวเข้าร่วมเป็นสมาชิกในครงการ การนา ERP มา
ใช้ด้วยในขั้นตอนการพัฒนาระบบ ERP และให้ทางานใกล้ชิดกับ สมาชิกของโครงการที่เป็นคนในองค์กร
แต่เมื่อเสร็จสิ้นโครงการ และเริ่มต้นใช้งานแล้ว ที่ปรึกษาเหล่นั้นก็จะหมดหน้าที่ การดูแลรักษาระบบ ERP
หลังจากนั้น ทาโดยสมาชิกโครงการที่เป็นคนในเท่านั้น ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว คนที่เหลืออยู่ก็คือ กลุ่มของผู้ท
รับผิดชอบระบบสารสนเทศเป็นหลักอีกด้านหนึ่ง ในขั้นตอนการพัฒนาระบบ ERP นั้น แม้จะมีเอกสารการออกแบบบันทึกการ ประชุม
ต่างๆ มากมายเกิดขึ้นก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว เมื่อสร้างระบบเสร็จสิ้น นอกจากคู่มือการใช้ระบบที่เป็นเอกสาร
ที่เกี่ยวกับระบบที่เสร็จสิ้น เอกสารอื่นๆ มักจะไม่ได้ถูกเก็บอย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เอกสารที่
เกี่ยวข้องกับการออกแบบและการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่ง
สำคัญที่สุดนั้น ส่วนใหญ่จะเหลือเป็นส่วนๆ ไม่เป็นระบบ ดังนั้น ประเด็นที่สาคัญก็คือ จะต้องสร้างและเก็บ
รักษาเอกสารที่เกี่ยวกับ รูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจให้อยู่ในรูปและเนื้อหาที่สมบูรณ์
ประกอบด้วย ข้อมูล รูปภาพ สัญลักษณ์ ที่เข้าใจได้ง่าย ให้พร้อมสาหรับการเริ่มใช้งานระบบ ERP

4. ความยากในการพัฒนาต่อยอดให้สอดคล้องกับยุทธศาสตร์การบริหารธุรกิจ
ปัจจุบัน การพัฒนาแนวคิดของ ERP ให้ต่อยอดสอดคล้อง กับยุทธศาสตร์การบริหารธุรกิจใน ยุค E-
Business นั้นเป็นสิ่งที่เกิดขึ้น แต่เนื่องจากสภาพแวดล้อมของการบริหารจัดการที่เปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรง
และรวดเร็วของทุกวันนี้ ทำให้การพัฒนาต่อยอด ERP ให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ หรือยุทธศาสตร์การบริหาร
จัดการใหม่ๆ นั้นยากยิ่งขึ้นทุกวัน เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายนี้ได้ จำเป็นต้องเตรียมพร้อมที่จะขยาย
แนวคิด ERP หากมีความจำเป็นได้ทุกเมื่อ เพื่อให้สอดคล้องรองรับกับกลยุทธ์และยุทธศาสตร์ของผู้บริหาร
และองค์กร

5. ความยากในการขยายขนาดของระบบ ERP
การขยายแนวคิด ERP นั้น ก็คือการที่จะต้องขยายการเชื่อมโยงของห่วงโซ่กิจกรรม จากที่เคยคิดเฉพาะ
ในองค์กรออกไปข้างนอกองค์กร ถึง ลูกค้า ตัวแทนจำหน่าย supplier และบริษัทในเครือข่ายธุรกิจเดียวกัน
ฯลฯ ซึ่งต้องอาศัยการทำความเข้าใจร่วมกันขององค์กรที่เกี่ยวข้องมากขึ้นอย่าง ไม่เคยมีมาก่อน การที่จะ
ขยายขอบข่ายอย่างไรนั้น ถือเป็นการตัดสินใจในระดับบริหารที่สาคัญยิ่ง

ที่มาของข้อมูล: www.ecitthai.net