เปิดเกม รุกธุรกิจ ด้วยระบบ ERP

[brid.kati]

Suchalee
Newbie

Posts: 25




เปิดเกม รุกธุรกิจ ด้วยระบบ ERP
« on: April 03, 2012, 03:21:56 pm »
ซอฟท์แวร์ ERP คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร

ไม่มีคำว่าสายเกินไปสำหรับการพัฒนา ปรับปรุงขบวนการ เพื่อเปลี่ยนสถานภาพจากเชิงรับไปเป็นเชิงรุก หรือถ้าเป็นเชิงรุกอยู่ก็ให้รุกมากขึ้น ไม่เพียงแค่ได้ตรงตามความต้องการ (Expectation) แต่ต้องให้เหนือกว่าความต้องการ (Beyond Expectation) ................ทำไมเราจะไม่เริ่มเสียตั้งแต่วันนี้ ?

หากคุณต้องการเพิ่มกำไร ขยายตลาด มัดใจลูกค้า ใช้ทรัพยากรคุ้มค่า และแซงขาดคู่แข่ง

“ผู้บริหารสมัยใหม่ไม่สามารถปฏิเสธได้ว่าระบบสารสนเทศนั้นมีประโยชน์ต่อองค์กรมากมายเพียงไร” วันนี้เราจึงมาดูกันว่า ระบบสารสนเทศที่เป็นซอฟท์แวร์ ERP (Enterprise Resources Planning) ทำไมถึงเข้ามามีบทบาทต่อการบริหารและการทำธุรกิจสมัยใหม่ (Modern Management and New Economy) และ ซอฟท์แวร์ ERP ที่ดีควรเป็นอย่างไร ?

ซอฟท์แวร์ ERP เป็นระบบสารสนเทศที่เข้าไปอำนวยความสะดวกในการทำงานทุกกระบวนการ (business process) และในทุกหน่วยงานขององค์การ เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลของทุกกระบวนการและทุกหน่วยงานนั้นเข้าสู่ฐานข้อมูลส่วนกลางที่เป็นฐานข้อมูลเดียวกัน (Single Database) ทั้งนี้เพื่อทำให้ทุกหน่วยงานมีข้อมูลที่เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ลดเวลาการทำงาน ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาดและความขัดแย้งที่อาจจะเกิดขึ้นเนื่องการสื่อสารระหว่างหน่วยงานภายในกันเอง หรือกับหน่วยงานภายนอก ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดในทุก ๆ กระบวนการของธุรกิจให้ได้ประโยชน์อย่างสูงสุด แต่ ERP ไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือในการจัดการในระดับการปฏิบัติงาน business transaction เท่านั้นแต่ยังสามารถช่วยผู้บริหารสำหรับการตัดสินใจระดับ Tactical level ด้วย

ยกตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์งบการเงิน (Financial Analysis) ผู้บริหารสามารถได้ข้อมูลทันทีและถูกต้องเมื่อต้องการ ทำให้การตัดสินใจอยู่บนพื้นฐานของความถูกต้อง (Management by fact) เป็นต้น

ในแต่ละวันนั้นชั่วโมงการทำงานของพนักงานมีจำกัดเพียงคนละ 7-8 ชั่วโมง หากเรากำลังต้องการขยายธุรกิจ ขยายตลาด ขยายโอกาสเพื่อรองรับจำนวนลูกค้าที่มีปริมาณมากขึ้น โดยยังคงรักษาระดับของต้นทุนการบริหารมิให้เกิดการเปลี่ยแปลงในเชิงบวก องค์การของเราจะต้องเตรียมวิธีการรองรับการจัดทำเอกสาร (Operational Transaction) ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าทั้งภายในและภายนอกเหล่านั้นวันละเป็นร้อย ๆ หรือ พัน ๆ ใบ ต่อวัน ท่านคิดว่าจะต้องใช้พนักงานจำนวนมากเพียงไร หรือต้องเพิ่มเวลา OT (Over Time) มากเท่าไร หากยังคงต้องทำงานด้วยวิธีแบบเดิม ๆ คือ การทำงานด้วยระบบ Manual ในกระบวนการทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ เช่น ขบวนการออกบิลให้ลูกค้า ขบวนการวางแผนผลิต ขบวนการจัดซื้อ ขบวนการจัดการกับลูกหนี้และเจ้าหนี้ การวางบิล ขบวนการควบคุมสินค้าคงคลัง ขบวนการทางด้านบัญชีและการเงิน บัญชีเงินฝากและธนาคาร ที่กล่าวมานี้เป็นเพียงแค่เรื่องของภาระงานปกติเท่านั้นยังไม่รวมถึงเวลาที่ต้องใช้ในการทำให้ข้อมูลถูกต้อง ยิ่งไปกว่านั้นเราได้ใช้ทรัพยากรที่ถือได้ว่ามีคุณค่า(Most valuable resources) สำหรับบริษัทได้เหมาะสมหรือไม่

ตัวช่วยที่สำคัญเพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับรองรับโอกาสเหล่านี้ ก็คือการนำเทคโนโลยีซอฟท์แวร์ระบบ ERP มาใช้เพื่อลดความซ้ำซ้อน ซับซ้อน และลดเวลาการทำงานเดิมและหาโอกาสเพิ่มมูลค่างานของพนักงานเหล่านั้น เช่น การวิเคราะห์ผลการดำเนินงานในส่วนที่เกี่ยวข้อง เช่น ผลของการติดตามลูกหนี้ที่เกิดขึ้น การสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า รวมถึงการหาโอกาสเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การจัดทำรายงานนำเสนอกับผู้บริหารเพื่อประกอบการตัดสินใจ ที่ถูกต้อง แม่นยำและรวดเร็ว โดยเฉพาะเพื่อให้ผู้บริหารมีข้อมูลที่ทันสมัยและรวดเร็ว ในการวิเคราะห์จุดอ่อน จุดแข็ง โอกาส อุปสรรคของบริษัทเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

วันนี้อาจมีผู้บริหารหลายท่านกำลังมองหาวิธีการหรือเครื่องมือเพื่อช่วยให้ต้นทุนในองค์กรของคุณต่ำลงในระยะยาว นั่นคือคุณอาจกำลังมองหาซอฟท์แวร์ระบบ ERP เข้ามา ช่วยในการทำงานขององค์การอยู่ แต่มีอยู่ประเด็นหนึ่งที่ผู้บริหารไม่ควรหลงเข้าใจผิดไปกับคำโฆษณาของผู้ผลิตซอฟท์แวร์ ERPทั้งหลาย เพราะบางซอฟท์แวร์นั้นเป็นเพียงแค่ซอฟท์แวร์เพื่อการออกบิล หรือการบัญชี เพียงเท่านั้น ดังนั้นจึงต้องพิจารณาให้ดีก่อนการตัดสินใจเลือกซื้อ

หากซอฟท์แวร์ ERP รองรับการทำงานในกระบวนการต่าง ๆ ในองค์กรได้อย่างทั่วทั้งองค์กรไม่ว่าจะเป็น ระบบงานขาย ระบบการจัดซื้อ ระบบการบริหารและควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบบริหารเจ้าหนี้และลูกหนี้ ระบบบัญชีและการเงินแล้ว ERP ที่ดีน่าจะช่วยท่านตอบคำถามเหล่านี้ได้ด้วย ดังเช่นตัวอย่างแสดงดังนี้

• สินค้าตัวไหนที่ทำกำไรให้บริษัทได้สูงสุด
• การขายสินค้าให้ลูกค้ารายใด ที่ทำกำไรให้บริษัทได้สูงสุด
• ต้องการเปรียบเทียบยอดขายของลูกค้าทุกรายในเดือนที่แล้ว
• ต้องการเปรียบเทียบยอดขายของสินค้าทุกชนิดในเดือนที่แล้ว
• สินค้าใดที่ยังไม่มีการขายบ้างในช่วงไตรมาสที่ผ่านมา
• บริษัทมียอดซื้อจากผู้จำหน่ายรายใดมากที่สุด
• สินค้าตัวนี้เคยซื้อครั้งล่าสุดจากใคร ราคาเท่าใด
• ต้องการเปรียบเทียบยอดซื้อของผู้จำหน่ายทุกรายในเดือนที่แล้ว
• การสั่งซื้อครั้งนี้ เกินงบประมาณที่จัดสรรไว้ตั้งแต่ต้นปีหรือยัง
• อายุหนี้ของลูกหนี้ และ เจ้าหนี้ แต่ละรายเป็นอย่างไร และเฉลี่ยเท่าใด
• ต้องการทราบว่าสินค้าใดบ้างที่ถึงจุดสั่งซื้อ และมียอดคงเหลือในคลังสินค้าอยู่เท่าใด และควรจะสั่งซื้อเท่าใด จากผู้จำหน่ายรายใด จึงจะเหมาะสมที่สุด

จากคำถามดังกล่าวมาแล้วนั้นลองย้อนกลับไปคิดว่า หากท่านสามารถทราบคำตอบของคำถามเหล่านี้ได้ตลอดเวลาที่ต้องการ จะมีประโยชน์ต่อท่านหรือผู้บริหารในการวางแผนทรัพยากร หรือหาทางเพิ่มมูลค่าทรัพยากรในองค์กรได้มากเพียงไร นั่นจึงเป็นสิ่งที่เราน่าจะได้รับจากการนำซอฟท์แวร์ ERP มาใช้ให้เกิดมูลค่าเพิ่มทางธุรกิจอีกต่อหนึ่ง

ท่านจะเห็นว่าทรัพยากรในที่นี้สามารถมองได้หลายมุมมอง เช่น ทรัพย์สิน เงินทุนหมุนเวียน เงินลงทุน มูลค่า หนี้สินของลูกหนี้ และเจ้าหนี้ บุคลากรและแรงงาน เวลาการทำงาน และส่วนที่ขาดไม่ได้ในธุรกิจก็คือสินค้าคงคลัง ทั้งที่เป็นวัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์ และอื่น ๆ ซึ่งล้วนเป็นทรัพยากรที่ต้องบริหารให้ประสานสอดคล้องกับกระบวนการการทำงานในทุก ๆ ส่วนของธุรกิจ เพื่อให้เกิดความพร้อมในการแข่งขัน รองรับโอกาสทางการค้า สร้างความพึงพอใจกับลูกค้า พนักงาน และบริษัทสามารถทำกำไร

ERP สามารถทำให้เกิดการบริหารทั้งองค์รวมและพัฒนาองค์การให้ทันสมัย ทันโลกที่เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจนไม่สามารถหยุดยั้งได้ เราจะต้องเตรียมระบบในองค์กรให้พร้อม และมีความยืดหยุ่นเพื่อสามารถปรับตัวในสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อเป็นการสร้างข้อได้เปรียบในการแข่งขันในยุคเศรษฐกิจสมัยใหม่ (New Economy)

ไม่มีคำว่าสายเกินไปสำหรับการพัฒนา ปรับปรุงขบวนการ เพื่อเปลี่ยนสถานภาพจากเชิงรับไปเป็นเชิงรุก หรือถ้าเป็นเชิงรุกอยู่ก็ให้รุกมากขึ้น ไม่เพียงแค่ได้ตรงตามความต้องการ (Expectation) แต่ต้องให้เหนือกว่าความต้องการ (Beyond Expectation) .........ทำไมเราจะไม่เริ่มเสียตั้งแต่วันนี้ ?