1. ระบบจะตั้งหนี้ในระบบ (Aging) โดยยอดหนี้ดังกล่าว จะถูกหักล้างจากระบบโดย
- การ Processed Canceled เอกสารใบกำกับภาษี
- การชำระเงินที่ฟังก์ชันเอกสารการขอชำระเงินเจ้าหนี้ (Purchase Payment Request) ของฝั่ง AP
การรับชำระเงินที่ฟังก์ชันเอกสารใบเสร็จชำระเงิน (Sales Receipt) ของฝั่ง AR
- การอ้างอิงยอดที่เอกสารใบลดหนี้ (Tab Purchase/Sales Credit Note Affected)
ดังนั้น เมื่อดูรายงานอายุเจ้าหนี้ จากเมนู APR1101: รายงานอายุเจ้าหนี้ ยอดที่แสดงในรายงาน จะมาจากการ Processed เอกสารใบกำกับซื้อ และยังไม่ได้ดำเนินการหักล้างหนี้จากระบบดังกล่าวเท่านั้น
2. ระบบจะบันทึกบัญชีโดยสร้างเอกสารบันทึกบัญชี (Automatic Account Voucher) ให้อัตโนมัติ
ดังนั้น ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบยอดหนี้ ได้จาก
- เมนู GLR1102: รายงานบัญชีแยกประเภท (General Ledger Report) หรือ
- เมนู GLR1103: รายงานงบทดลอง (Trail Balance Report)
ซึ่งจะได้ว่า ยอดเจ้าหนี้ที่แสดงในรายงาน Aging และยอด Balance ของรหัสบัญชีเจ้าหนี้หรือลูกหนี้นั้น จะเท่ากันเสมอ และเมื่อมีการหักล้างหนี้ออก ที่รหัสบัญชี จะถูกหัก Balance ออกจากรหัสบัญชีนั้นๆ เช่นกัน
แต่ในการทำงานจริง ผู้ใช้งานอาจพบว่า ยอดเจ้าหนี้ที่แสดงในรายงานอายุเจ้าหนี้ และยอด Balance ของรหัสบัญชีนั้นไม่เท่ากัน ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากหลายกรณีดังนี้
1. ทำจ่ายเงิน/รับชำระเงิน โดยไม่ใช้ฟังก์ชันของระบบ
(ยอดหนี้ > ยอด Balance ของรหัสบัญชี)
กรณีนี้ ส่วนใหญ่จะเกิดจากผู้ใช้งานทำจ่ายเงินผ่าน GL แทนที่จะผ่านจะฟังก์ชันที่ระบบกำหนด ทำให้ยอดBalance ของรหัสบัญชีเจ้าหนี้ลูกหนี้ลดลง แต่เอกสารใบกำกับภาษี ไม่ได้ถูกอ้างอิงผ่านฟังก์ชั่นที่ระบบกำหนด ทำให้มียอดหนี้ยังคงค้างอยู่ในระบบ สามารถแก้ไขได้โดยชำระเงิน/รับชำระเงินตามที่ฟังก์ชันที่ระบบกำหนด และปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง
2. Set Processed แต่ไม่มีการบันทึกบัญชี
(ยอดหนี้ < ยอด Balance ของรหัสบัญชี)
โดยปกติแล้ว การ Set Processed ระบบจะมีการบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ ตามเงื่อนไข Posting Profileที่ เมนู MAF02005: ตารางเงื่อนไขการบันทึกบัญชี ที่ผู้ใช้งานตั้งค่าไว้
เมื่อเอกสารมีการ Set Processed แล้วระบบขึ้น Exception No Matching นั่นหมายความว่าระบบไม่สามารถบันทึกบัญชีได้ เพราะยังไม่มีเงื่อนไขการบันทึกบัญชีของเอกสาร แต่มีผู้ใช้งานไปกำหนดเงื่อนไขการบันทึกบัญชีผิด ซึ่งสามารถ Set Processed ผ่าน แต่จะไม่มีการบันทึกบัญชี
กรณีนี้ ฝั่ง AP สามารถตรวจสอบได้ที่เมนู APR1129: รายงานการตรวจสอบการลงบัญชีเจ้าหนี้
ฝั่ง AR สามารถตรวจสอบได้ที่เมนู ARR1129: รายงานการตรวจสอบการลงบัญชีลูกหนี้
ซึ่งเอกสารที่ไม่มีการบันทึกบัญชี จะไม่มีเลขที่เอกสาร Account Voucher กรณีนี้สามารถแก้ไขได้โดยการทำเอกสารบันทึกบัญชีเอง (Manual Account Voucher)
- 1.png (77.32 KiB) Viewed 22927 times
3. กรณีที่ทำชำระเงิน/รับชำระเงินตามฟังก์ชันที่ระบบกำหนด และเอกสารมีการบันทึกบัญชีแล้ว ยอดกลับไม่เท่ากัน
- 2.png (60.7 KiB) Viewed 22927 times
ถ้าเอกสารทุกใบมีการลงบัญทึกบัญชีถูกต้อง และมีชำระเงิน หรือรับชำระเงินตามฟังก์ชันที่ระบบกำหนดแล้ว ยอดยังไม่เท่ากัน ให้หาสาเหตุ โดยเปิดเทียบรายงานที่เมนู
- (กรณีฝั่งซื้อ) APR1101: AP Aging Report
APR1104: AP Movement Report
APR1119: Purchase Credit Note OBLN Report
- (กรณีฝั่งขาย) ARR1101: AR Aging Report
ARR1115: AR Movement Report
ARR1117: Sales Tax Invoice OBLN Report