Forum สำหรับผู้ใช้งาน ระบบ PlanetOne ERP

การ Processed เอกสารใบกำกับภาษีซื้อ ระบบจะดำเนินการ 2 อย่างคือ
1. ระบบจะตั้งหนี้ในระบบ (Aging) โดยยอดหนี้ดังกล่าว จะถูกหักล้างจากระบบโดย

• การ Processed Canceled เอกสารใบกำกับภาษี

• การชำระเงินที่ฟังก์ชันเอกสารการขอชำระเงินเจ้าหนี้ (Purchase Payment Request) ของฝั่ง AP
  การรับชำระเงินที่ฟังก์ชันเอกสารใบเสร็จชำระเงิน (Sales Receipt) ของฝั่ง AR

• การอ้างอิงยอดที่เอกสารใบลดหนี้ (Tab Purchase/Sales Credit Note Affected)
  ดังนั้น เมื่อดูรายงานอายุเจ้าหนี้ จากเมนู APR1101: รายงานอายุเจ้าหนี้ ยอดที่แสดงในรายงาน จะมาจากการ Processed เอกสารใบกำกับซื้อ และยังไม่ได้ดำเนินการหักล้างหนี้จากระบบดังกล่าวเท่านั้น

(สำหรับฝั่ง AR ดูจากรายงานอายุลูกหนี้ ARR1101: รายงานอายุลูกหนี้)

2. ระบบจะบันทึกบัญชีโดยสร้างเอกสารบันทึกบัญชี (Automatic Account Voucher) ให้อัตโนมัติ
ดังนั้น ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบยอดหนี้ ได้จาก

• เมนู GLR1102: รายงานบัญชีแยกประเภท (General Ledger Report) หรือ

• เมนู GLR1103: รายงานงบทดลอง (Trail Balance Report)

โดยดูจากรหัสบัญชีที่ได้ตั้งเป็นรหัสบัญชีเจ้าหนี้ และ Account Period ที่ครอบคลุมเอกสารบันทึกบัญชี

ซึ่งจะได้ว่า ยอดเจ้าหนี้ที่แสดงในรายงาน Aging และยอด Balance ของรหัสบัญชีเจ้าหนี้หรือลูกหนี้นั้น จะเท่ากันเสมอ และเมื่อมีการหักล้างหนี้ออก ที่รหัสบัญชี จะถูกหัก Balance ออกจากรหัสบัญชีนั้นๆ เช่นกัน
แต่ในการทำงานจริง ผู้ใช้งานอาจพบว่า ยอดเจ้าหนี้ที่แสดงในรายงานอายุเจ้าหนี้ และยอด Balance ของรหัสบัญชีนั้นไม่เท่ากัน ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากหลายกรณีดังนี้

1. ทำจ่ายเงิน/รับชำระเงิน โดยไม่ใช้ฟังก์ชันของระบบ
(ยอดหนี้ > ยอด Balance ของรหัสบัญชี)
กรณีนี้ ส่วนใหญ่จะเกิดจากผู้ใช้งานทำจ่ายเงินผ่าน GL แทนที่จะผ่านจะฟังก์ชันที่ระบบกำหนด ทำให้ยอดBalance ของรหัสบัญชีเจ้าหนี้ลูกหนี้ลดลง แต่เอกสารใบกำกับภาษี ไม่ได้ถูกอ้างอิงผ่านฟังก์ชั่นที่ระบบกำหนด ทำให้มียอดหนี้ยังคงค้างอยู่ในระบบ สามารถแก้ไขได้โดยชำระเงิน/รับชำระเงินตามที่ฟังก์ชันที่ระบบกำหนด และปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง

2. Set Processed แต่ไม่มีการบันทึกบัญชี
(ยอดหนี้ < ยอด Balance ของรหัสบัญชี)
โดยปกติแล้ว การ Set Processed ระบบจะมีการบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ ตามเงื่อนไข Posting Profileที่ เมนู MAF02005: ตารางเงื่อนไขการบันทึกบัญชี ที่ผู้ใช้งานตั้งค่าไว้
เมื่อเอกสารมีการ Set Processed แล้วระบบขึ้น Exception No Matching นั่นหมายความว่าระบบไม่สามารถบันทึกบัญชีได้ เพราะยังไม่มีเงื่อนไขการบันทึกบัญชีของเอกสาร แต่มีผู้ใช้งานไปกำหนดเงื่อนไขการบันทึกบัญชีผิด ซึ่งสามารถ Set Processed ผ่าน แต่จะไม่มีการบันทึกบัญชี
กรณีนี้ ฝั่ง AP สามารถตรวจสอบได้ที่เมนู APR1129: รายงานการตรวจสอบการลงบัญชีเจ้าหนี้
ฝั่ง AR สามารถตรวจสอบได้ที่เมนู ARR1129: รายงานการตรวจสอบการลงบัญชีลูกหนี้
ซึ่งเอกสารที่ไม่มีการบันทึกบัญชี จะไม่มีเลขที่เอกสาร Account Voucher กรณีนี้สามารถแก้ไขได้โดยการทำเอกสารบันทึกบัญชีเอง (Manual Account Voucher)
ตัวอย่างรายงานการตรวจสอบการลงบัญชีขระบบเจ้าหนี้ ที่ไม่มีการบันทึกบัญชี

3. กรณีที่ทำชำระเงิน/รับชำระเงินตามฟังก์ชันที่ระบบกำหนด และเอกสารมีการบันทึกบัญชีแล้ว ยอดกลับไม่เท่ากัน
ตัวอย่างรายงาน GL

ถ้าเอกสารทุกใบมีการลงบัญทึกบัญชีถูกต้อง และมีชำระเงิน หรือรับชำระเงินตามฟังก์ชันที่ระบบกำหนดแล้ว ยอดยังไม่เท่ากัน ให้หาสาเหตุ โดยเปิดเทียบรายงานที่เมนู

• (กรณีฝั่งซื้อ) APR1101: AP Aging Report
  APR1104: AP Movement Report
  APR1119: Purchase Credit Note OBLN Report

• (กรณีฝั่งขาย) ARR1101: AR Aging Report
  ARR1115: AR Movement Report
  ARR1117: Sales Tax Invoice OBLN Report

โดยทั้ง 3 รายงานนี้ ยอดจะต้องตรงกัน ถ้าไม่ตรงกัน ให้ตรวจสอบหา Entity ที่ยอดไม่ตรงกันก่อน ว่ามี Entity ใดบ้าง

ตัวอย่างการเลือกเงื่อนไขการเปิดรายงาน ARR1101: AR Aging Report
ตัวอย่างหน้ารายงาน ARR1101: AR Aging Report

ตัวอย่างการเปิดรายงาน ARR1115: AR Movement Report
ตัวอย่างหน้ารายงาน ARR1115: AR Movement Report

เมื่อได้ Entity ที่ยอดไม่ตรงกันแล้ว ให้ตรวจสอบดู Movement ของ Entity ที่ยอดไม่ตรง ยกตัวอย่างเช่น
ตัวอย่างหน้ารายงาน ARR1115: AR Movement Report ของ Entity ที่ Account Period 2019-05
ตัวอย่างหน้ารายงาน ARR1115: AR Movement Report ของ Entity ที่ Account Period 2019-06

จากตัวอย่าง จะเห็นว่ายอดชำระเงินใน Account Period 2019-05 มีการชำระเงินเกินหนี้ที่ระบบตั้งไว้ ทำให้ยอด Total Balance ติดลบ ซึ่งมีผลต่อการบันทึกบัญชี ทำให้รายงาน Aging กับรายงานที่แสดงรหัสบัญชีไม่ตรงกัน