เตรียมความพร้อมกิจการ
Posted: 16 Aug 2013, 17:36
เตรียมความพร้อมกิจการ
วิโรจน์ เฉลิมรัตนา
๒๔ พ.ค. ๔๙ viroj@vas.co.th
“บางกิจการยังไม่มีรายการค้าเกิดขึ้นภายหลังจากจดทะเบียนได้ไม่นาน เลยคิดว่าไม่ต้องยื่นแบบ ภ.พ.๓๐ กว่าจะทราบว่าต้องยื่นทุกเดือน แม้ว่าจะยังไม่มียอดขาย หรือ ยอดซื้อก็ตาม ก็ล่วงเลยไปหลายเดือน ต้องไปยื่นแบบเปล่าย้อนหลัง แต่ยังคงต้องเสียค่าปรับที่ไม่ได้ยื่นแบบ โดยนับตามจำนวนฉบับที่ไม่ได้ยื่นเลยทีเดียว”
ในการประกอบธุรกิจ สิ่งสำคัญที่บ่อยครั้งถูกมองข้ามไปคือ เรื่องเกี่ยวกับข้อมูลทางการบัญชี รวมทั้งการรายงานตัวเลขในการเสียภาษี ทั้งภาษีที่เสียในแต่ละเดือนและในแต่ละปี การรายงานตัวเลขผลประกอบการ ซึ่งจะเป็นการแจ้งข้อมูลทางการเงินที่จะเป็นตัวเลขผูกพันกิจการ ยังไม่ต้องพูดถึงการนำส่งงบการเงินซึ่งตัวเลขรายได้ ค่าใช้จ่าย เป็นฐานที่จะนำมาใช้คำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลของกิจการ
เริ่มต้นเมื่อกิจการจดทะเบียนจัดตั้ง และขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรแล้ว บางบริษัทยังจดทะเบียนเป็นผู้ประกอบการภาษีมูลค่าเพิ่ม ตั้งแต่จุดเริ่มต้นกิจการก็มีภาระหน้าที่บางประการเกิดขึ้นแล้ว และการรายงานต่างๆ ล้วนแล้วแต่มีความสำคัญ ที่จะต้องระมัดระวังกันพอสมควร
กิจการเมื่อจดทะเบียนเป็นผู้ประกอบการภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็ถือว่ามีหน้าที่ต้องรายงานโดยการนำส่งแบบ ภ.พ.๓๐ เพื่อแจ้งยอดขาย ข้อมูลในแบบนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มนี้เกี่ยวข้องกับ (๑) ยอดขายที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (๒) ยอดขายที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือรายการขายที่ไม่อยู่ในข่ายต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น สินค้าเกษตร รายได้จากการขายหนังสือ แบบเรียน เป็นต้น (๓) ยอดขายรวม (๔) ยอดซื้อ (๕) จำนวนเงินของภาษีขาย (๖) จำนวนเงินของภาษีซื้อ (๗) จำนวนสุทธิระหว่างภาษีขายและภาษีซื้อ ซึ่งหากภาษีขายมากกว่าภาษีซื้อก็จะได้ (๘) ยอดภาษีที่ต้องชำระ หากภาษีซื้อมีมากกว่าภาษีขายก็จะได้ (๙) ยอดภาษีที่ชำระเกิน ซึ่งจะเป็นตัวเลขที่กิจการจะนำไปขอคืนภาษี
ตัวเลขทั้งหลายที่ปรากฏอยู่ในแบบ ภ.พ.๓๐ นี่แหละที่ก่อให้เกิดปัญหากันพอสมควร แค่บวกเลขผิด ทำให้ยอดซื้อ และภาษีซื้อสูงเกินไป ก็เท่ากับ ยื่นขอคืนภาษีซื้อมากเกินไป หากถูกตรวจพบ ก็ต้องเสียเบี้ยปรับ เงินเพิ่ม จากจำนวนเงินภาษีที่ขอคืนเกินไปนั้น
บางกิจการให้พนักงานที่มีความระมัดระวังรอบคอบน้อย หรือมีประสบการณ์ และทักษะทางด้านบัญชีไม่ดีพอ เป็นผู้จัดทำแบบ โดยไม่มีผู้ตรวจสอบตัวเลข หรือผู้ที่จะตรวจทานความถูกต้องเรียบร้อยของข้อมูล ก็มักพบในเวลาต่อมาว่ามีการกรอกตัวเลขไปผิดพลาด ก่อให้เกิดผลเสียหายตามมาในภายหลัง
คิดง่ายๆว่า แค่กรอกตัวเลขผิดช่อง ผิดบรรทัด จำนวนเงินภาษีก็ผิดไปแล้ว
บางกิจการยังไม่มีรายการค้าเกิดขึ้นภายหลังจากจดทะเบียนได้ไม่นาน เลยคิดว่าไม่ต้องยื่นแบบ ภ.พ.๓๐ กว่าจะทราบว่าต้องยื่นทุกเดือน แม้ว่าจะยังไม่มียอดขาย หรือ ยอดซื้อก็ตาม ก็ล่วงเลยไปหลายเดือน ต้องไปยื่นแบบเปล่าย้อนหลัง แต่ยังคงต้องเสียค่าปรับที่ไม่ได้ยื่นแบบ โดยนับตามจำนวนฉบับที่ไม่ได้ยื่นเลยทีเดียว
ในปัจจุบัน กรมสรรพากร จะจัดส่งเจ้าหน้าที่เข้าตรวจเยี่ยมกิจการ เพื่อสอบถามข้อมูล และตรวจสภาพสถานประกอบการ จะมีการขอข้อมูลเบื้องต้นว่าประกอบกิจการอะไร ตรวจสอบเอกสารประวัติการยื่นแบบแสดงรายการในแต่ละเดือน ตรวจสอบว่ากิจการประกอบธุรกิจจริง ไม่ใช่เปิดขึ้นมาลอยๆ หรือเปิดขึ้นมาเพื่อทำสิ่งที่ผิดกฎหมาย เช่น เพื่อขายใบกำกับภาษี ดังนั้น เจ้าของกิจการพึงต้องมีความพร้อมที่จะให้ข้อมูลแก่เจ้าหน้าที่กรมสรรพากร นอกจากนี้ การให้ความสำคัญกับระบบข้อมูล และบุคคลากรทางด้านการบัญชี จะช่วยให้กิจการไม่ต้องปวดหัวในภายหลังที่พบว่า เมื่อเจ้าหน้าที่กรมสรรพากรเข้าพบ และขอข้อมูลแล้ว กิจการไม่สามารถตอบคำถามหรือให้ข้อมูลแก่เจ้าหน้าที่เพื่อสนับสนุนรายการธุรกิจว่าได้จัดทำอย่างถูกต้อง และเป็นไปตามกฎหมายภาษีอากรหรือไม่
หัวข้อต่อไปนี้เป็นประเด็นที่เจ้าของกิจการ หรือผู้บริหารควรคำนึงถึง เพื่อเป็นการเตรียมพร้อม การเตรียมความพร้อมดังกล่าวจะช่วยให้สามารถตอบคำถามแก่เจ้าหน้าที่กรมสรรพากร และในขณะเดียวกันก็จะเกิดผลดีแก่กิจการเองเพราะมีข้อมูลทางการเงินเพียงพอสำหรับการตัดสินใจ
คำถามสำคัญที่ต้องตอบตัวเองได้
กิจการมีสถานประกอบการมากกว่า ๑ แห่ง หรือไม่ หากมีมากกว่า ๑ แห่ง ต้องคำนึงถึงการจดทะเบียนสถานประกอบการเหล่านั้นเป็นสาขาตามกฎหมายภาษีอากร
กิจการมีรายได้ที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม และที่ไม่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือไม่ อัตราส่วนของรายได้ทั้งสองชนิดเป็นอย่างไร ประเด็นนี้ต้องนำมาใช้พิจารณาเรื่อง “การเฉลี่ยภาษีซื้อ” กล่าวคือ หากกิจการมีรายได้ส่วนที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยแล้ว โดยหลักกฎหมาย จะถือว่า ภาษีซื้อที่บริษัทมีอยู่จะนำมาขอคืนทั้งหมดไม่ได้ ทั้งนี้เพราะรายได้บางส่วนไม่อยู่ในข่ายต้องเสียภาษีขาย ภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีขาย) ก็ไม่ควรจะได้รับภาษีซื้อในส่วนนั้นคืนเช่นเดียวกัน
กิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มตั้งแต่วันที่ เดือน ปี ใด หากภายหลังจากจดทะเบียนไม่มีการยื่นแบบ ภ.พ.๓๐ เลย ให้สันนิษฐานไว้ก่อนว่า กิจการมีความผิดที่ไม่ได้นำส่งแบบเกิดขึ้นแล้ว
กิจการควรจัดให้มีระบบสอบทานแบบแสดงรายการเพื่อเสียภาษี เช่น แบบ ภ.พ.๓๐ แบบแสดงรายการเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล เช่น แบบ ภ.ง.ด.50 เพื่อเสียภาษีประจำปี เป็นต้น โดยผู้สอบทานควรเป็นผู้ที่มีความรู้ความเข้าใจ และที่สำคัญมีความระมัดระวังรอบคอบ กิจการบางแห่งให้ผู้เชี่ยวชาญภาษีอากรสอบทานให้
ก่อนการขอคืนภาษีทุกชนิด ควรมีการตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขว่า กิจการได้บันทึกรายการ และคำนวณตัวเลขเพื่อยื่นแบบแสดงรายการถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งจำนวนเงินที่กิจการขอคืนภาษี
กิจการควรมีระบบสอบทาน ตรวจสอบยืนยันตัวเลขในแต่ละส่วน โดยให้ถือเป็นนโยบายสำคัญนโยบายหนึ่งในขั้นตอนการทำงานของกิจการ
กิจการควรปิดบัญชี คือมีการบันทึกรายการบัญชี เป็นรายเดือน หรืออย่างน้อย เป็นรายไตรมาส เชื่อหรือไม่ว่า การจัดให้มีการปิดบัญชีทุกๆเดือนเป็นเรื่องที่กิจการในประเทศไทย น้อยรายที่สามารถทำได้ โดยเฉพาะที่ไม่ใช่กิจการขนาดใหญ่ ที่มีระบบบัญชีค่อนข้างดี
การใช้บริการจากสำนักงานบัญชี ควรเลือกสำนักงานที่มีความรับผิดชอบ และปิดบัญชีแก่กิจการอย่างเรียบร้อย ไม่ใช่แค่ยื่นแบบแสดงรายการเพื่อเสียภาษีโดยไม่มีการบันทึกบัญชี ทั้งนี้ การบันทึกรายการบัญชีควบคู่กับการยื่นภาษีแต่ละเดือนจะช่วยตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขจำนวนเงินภาษีว่าถูกต้อง
การเลือกใช้สำนักงานบัญชี อย่าคำนึงถึงแต่ราคา หรือค่าบริการเพียงอย่างเดียว ควรสอบถามหรือทดสอบสำนักงานเหล่านั้นว่า มีวิธีการทำงานอย่างไร และสามารถปิดบัญชีแก่กิจการเป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือไม่
กิจการควรเลือกใช้ผู้สอบบัญชีที่มีการตรวจสอบจริง และปฏิบัติงานตามมาตรฐานการสอบบัญชีจริง ผู้สอบบัญชีที่ปฏิบัติงานจริงจะช่วยให้กิจการพบข้อผิดพลาดที่สำคัญ และประเด็นปัญหาทางภาษีอากรบางประการ จงอย่าเห็นแก่ความสะดวกสบายโดยเลือกผู้สอบบัญชีที่ไม่ตรวจสอบหลักฐานประกอบรายการบัญชีโดยเห็นว่ารวดเร็วและสะดวกสบายกว่าโดยเด็ดขาด
ผู้บริหารของกิจการต้องหาความรู้ ทำความเข้าใจกับสิ่งต่อไปนี้
11.1 กฎหมายที่เกี่ยวกับภาษีอากร
11.2 ข้อปฏิบัติที่กิจการต้องมีตามกฎหมายการบัญชี ซึ่งมีอยู่ ๒ ฉบับ คือ พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.๒๕๔๓ และพระราชบัญญัติวิชาชีพบัญชี พ.ศ.๒๕๔๗
11.3 ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
11.4 กฎหมายเฉพาะสำหรับธุรกิจที่กิจการดำเนินการอยู่
11.5 อ่าน และวิเคราะห์งบการเงินของกิจการให้เข้าใจ
11.6 ทำความเข้าใจกฎเกณฑ์เกี่ยวกับรายได้ ค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายที่ต้องห้ามทางภาษีอากร หรือ ค่าใช้จ่ายที่ต้องมีหลักเกณฑ์ เงื่อนไข บางประการจึงจะถือเป็นค่าใช้จ่ายในทางภาษีได้
การเตรียมความพร้อมดังกล่าวนอกจากจะช่วยให้กิจการรู้ข้อมูลของตนเองดียิ่งขึ้นแล้ว จะช่วยให้สามารถให้ข้อมูลแก่เจ้าหน้าที่ได้อย่างถูกต้อง และอำนวยความสะดวกให้กับกิจการเอง เนื่องจากเมื่อกิจการสามารถชี้แจงข้อมูลได้เป็นอย่างดี เจ้าหน้าที่จะสามารถประเมินได้ว่า กิจการมีระบบข้อมูลที่น่าเชื่อถือ และช่วยให้ไม่ถูกเพ่งเล็งว่ามีเจตนาหลีกเลี่ยงภาษีอีกด้วย
วิโรจน์ เฉลิมรัตนา
๒๔ พ.ค. ๔๙ viroj@vas.co.th
“บางกิจการยังไม่มีรายการค้าเกิดขึ้นภายหลังจากจดทะเบียนได้ไม่นาน เลยคิดว่าไม่ต้องยื่นแบบ ภ.พ.๓๐ กว่าจะทราบว่าต้องยื่นทุกเดือน แม้ว่าจะยังไม่มียอดขาย หรือ ยอดซื้อก็ตาม ก็ล่วงเลยไปหลายเดือน ต้องไปยื่นแบบเปล่าย้อนหลัง แต่ยังคงต้องเสียค่าปรับที่ไม่ได้ยื่นแบบ โดยนับตามจำนวนฉบับที่ไม่ได้ยื่นเลยทีเดียว”
ในการประกอบธุรกิจ สิ่งสำคัญที่บ่อยครั้งถูกมองข้ามไปคือ เรื่องเกี่ยวกับข้อมูลทางการบัญชี รวมทั้งการรายงานตัวเลขในการเสียภาษี ทั้งภาษีที่เสียในแต่ละเดือนและในแต่ละปี การรายงานตัวเลขผลประกอบการ ซึ่งจะเป็นการแจ้งข้อมูลทางการเงินที่จะเป็นตัวเลขผูกพันกิจการ ยังไม่ต้องพูดถึงการนำส่งงบการเงินซึ่งตัวเลขรายได้ ค่าใช้จ่าย เป็นฐานที่จะนำมาใช้คำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลของกิจการ
เริ่มต้นเมื่อกิจการจดทะเบียนจัดตั้ง และขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรแล้ว บางบริษัทยังจดทะเบียนเป็นผู้ประกอบการภาษีมูลค่าเพิ่ม ตั้งแต่จุดเริ่มต้นกิจการก็มีภาระหน้าที่บางประการเกิดขึ้นแล้ว และการรายงานต่างๆ ล้วนแล้วแต่มีความสำคัญ ที่จะต้องระมัดระวังกันพอสมควร
กิจการเมื่อจดทะเบียนเป็นผู้ประกอบการภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็ถือว่ามีหน้าที่ต้องรายงานโดยการนำส่งแบบ ภ.พ.๓๐ เพื่อแจ้งยอดขาย ข้อมูลในแบบนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มนี้เกี่ยวข้องกับ (๑) ยอดขายที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (๒) ยอดขายที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือรายการขายที่ไม่อยู่ในข่ายต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น สินค้าเกษตร รายได้จากการขายหนังสือ แบบเรียน เป็นต้น (๓) ยอดขายรวม (๔) ยอดซื้อ (๕) จำนวนเงินของภาษีขาย (๖) จำนวนเงินของภาษีซื้อ (๗) จำนวนสุทธิระหว่างภาษีขายและภาษีซื้อ ซึ่งหากภาษีขายมากกว่าภาษีซื้อก็จะได้ (๘) ยอดภาษีที่ต้องชำระ หากภาษีซื้อมีมากกว่าภาษีขายก็จะได้ (๙) ยอดภาษีที่ชำระเกิน ซึ่งจะเป็นตัวเลขที่กิจการจะนำไปขอคืนภาษี
ตัวเลขทั้งหลายที่ปรากฏอยู่ในแบบ ภ.พ.๓๐ นี่แหละที่ก่อให้เกิดปัญหากันพอสมควร แค่บวกเลขผิด ทำให้ยอดซื้อ และภาษีซื้อสูงเกินไป ก็เท่ากับ ยื่นขอคืนภาษีซื้อมากเกินไป หากถูกตรวจพบ ก็ต้องเสียเบี้ยปรับ เงินเพิ่ม จากจำนวนเงินภาษีที่ขอคืนเกินไปนั้น
บางกิจการให้พนักงานที่มีความระมัดระวังรอบคอบน้อย หรือมีประสบการณ์ และทักษะทางด้านบัญชีไม่ดีพอ เป็นผู้จัดทำแบบ โดยไม่มีผู้ตรวจสอบตัวเลข หรือผู้ที่จะตรวจทานความถูกต้องเรียบร้อยของข้อมูล ก็มักพบในเวลาต่อมาว่ามีการกรอกตัวเลขไปผิดพลาด ก่อให้เกิดผลเสียหายตามมาในภายหลัง
คิดง่ายๆว่า แค่กรอกตัวเลขผิดช่อง ผิดบรรทัด จำนวนเงินภาษีก็ผิดไปแล้ว
บางกิจการยังไม่มีรายการค้าเกิดขึ้นภายหลังจากจดทะเบียนได้ไม่นาน เลยคิดว่าไม่ต้องยื่นแบบ ภ.พ.๓๐ กว่าจะทราบว่าต้องยื่นทุกเดือน แม้ว่าจะยังไม่มียอดขาย หรือ ยอดซื้อก็ตาม ก็ล่วงเลยไปหลายเดือน ต้องไปยื่นแบบเปล่าย้อนหลัง แต่ยังคงต้องเสียค่าปรับที่ไม่ได้ยื่นแบบ โดยนับตามจำนวนฉบับที่ไม่ได้ยื่นเลยทีเดียว
ในปัจจุบัน กรมสรรพากร จะจัดส่งเจ้าหน้าที่เข้าตรวจเยี่ยมกิจการ เพื่อสอบถามข้อมูล และตรวจสภาพสถานประกอบการ จะมีการขอข้อมูลเบื้องต้นว่าประกอบกิจการอะไร ตรวจสอบเอกสารประวัติการยื่นแบบแสดงรายการในแต่ละเดือน ตรวจสอบว่ากิจการประกอบธุรกิจจริง ไม่ใช่เปิดขึ้นมาลอยๆ หรือเปิดขึ้นมาเพื่อทำสิ่งที่ผิดกฎหมาย เช่น เพื่อขายใบกำกับภาษี ดังนั้น เจ้าของกิจการพึงต้องมีความพร้อมที่จะให้ข้อมูลแก่เจ้าหน้าที่กรมสรรพากร นอกจากนี้ การให้ความสำคัญกับระบบข้อมูล และบุคคลากรทางด้านการบัญชี จะช่วยให้กิจการไม่ต้องปวดหัวในภายหลังที่พบว่า เมื่อเจ้าหน้าที่กรมสรรพากรเข้าพบ และขอข้อมูลแล้ว กิจการไม่สามารถตอบคำถามหรือให้ข้อมูลแก่เจ้าหน้าที่เพื่อสนับสนุนรายการธุรกิจว่าได้จัดทำอย่างถูกต้อง และเป็นไปตามกฎหมายภาษีอากรหรือไม่
หัวข้อต่อไปนี้เป็นประเด็นที่เจ้าของกิจการ หรือผู้บริหารควรคำนึงถึง เพื่อเป็นการเตรียมพร้อม การเตรียมความพร้อมดังกล่าวจะช่วยให้สามารถตอบคำถามแก่เจ้าหน้าที่กรมสรรพากร และในขณะเดียวกันก็จะเกิดผลดีแก่กิจการเองเพราะมีข้อมูลทางการเงินเพียงพอสำหรับการตัดสินใจ
คำถามสำคัญที่ต้องตอบตัวเองได้
กิจการมีสถานประกอบการมากกว่า ๑ แห่ง หรือไม่ หากมีมากกว่า ๑ แห่ง ต้องคำนึงถึงการจดทะเบียนสถานประกอบการเหล่านั้นเป็นสาขาตามกฎหมายภาษีอากร
กิจการมีรายได้ที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม และที่ไม่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือไม่ อัตราส่วนของรายได้ทั้งสองชนิดเป็นอย่างไร ประเด็นนี้ต้องนำมาใช้พิจารณาเรื่อง “การเฉลี่ยภาษีซื้อ” กล่าวคือ หากกิจการมีรายได้ส่วนที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยแล้ว โดยหลักกฎหมาย จะถือว่า ภาษีซื้อที่บริษัทมีอยู่จะนำมาขอคืนทั้งหมดไม่ได้ ทั้งนี้เพราะรายได้บางส่วนไม่อยู่ในข่ายต้องเสียภาษีขาย ภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีขาย) ก็ไม่ควรจะได้รับภาษีซื้อในส่วนนั้นคืนเช่นเดียวกัน
กิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มตั้งแต่วันที่ เดือน ปี ใด หากภายหลังจากจดทะเบียนไม่มีการยื่นแบบ ภ.พ.๓๐ เลย ให้สันนิษฐานไว้ก่อนว่า กิจการมีความผิดที่ไม่ได้นำส่งแบบเกิดขึ้นแล้ว
กิจการควรจัดให้มีระบบสอบทานแบบแสดงรายการเพื่อเสียภาษี เช่น แบบ ภ.พ.๓๐ แบบแสดงรายการเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล เช่น แบบ ภ.ง.ด.50 เพื่อเสียภาษีประจำปี เป็นต้น โดยผู้สอบทานควรเป็นผู้ที่มีความรู้ความเข้าใจ และที่สำคัญมีความระมัดระวังรอบคอบ กิจการบางแห่งให้ผู้เชี่ยวชาญภาษีอากรสอบทานให้
ก่อนการขอคืนภาษีทุกชนิด ควรมีการตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขว่า กิจการได้บันทึกรายการ และคำนวณตัวเลขเพื่อยื่นแบบแสดงรายการถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งจำนวนเงินที่กิจการขอคืนภาษี
กิจการควรมีระบบสอบทาน ตรวจสอบยืนยันตัวเลขในแต่ละส่วน โดยให้ถือเป็นนโยบายสำคัญนโยบายหนึ่งในขั้นตอนการทำงานของกิจการ
กิจการควรปิดบัญชี คือมีการบันทึกรายการบัญชี เป็นรายเดือน หรืออย่างน้อย เป็นรายไตรมาส เชื่อหรือไม่ว่า การจัดให้มีการปิดบัญชีทุกๆเดือนเป็นเรื่องที่กิจการในประเทศไทย น้อยรายที่สามารถทำได้ โดยเฉพาะที่ไม่ใช่กิจการขนาดใหญ่ ที่มีระบบบัญชีค่อนข้างดี
การใช้บริการจากสำนักงานบัญชี ควรเลือกสำนักงานที่มีความรับผิดชอบ และปิดบัญชีแก่กิจการอย่างเรียบร้อย ไม่ใช่แค่ยื่นแบบแสดงรายการเพื่อเสียภาษีโดยไม่มีการบันทึกบัญชี ทั้งนี้ การบันทึกรายการบัญชีควบคู่กับการยื่นภาษีแต่ละเดือนจะช่วยตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขจำนวนเงินภาษีว่าถูกต้อง
การเลือกใช้สำนักงานบัญชี อย่าคำนึงถึงแต่ราคา หรือค่าบริการเพียงอย่างเดียว ควรสอบถามหรือทดสอบสำนักงานเหล่านั้นว่า มีวิธีการทำงานอย่างไร และสามารถปิดบัญชีแก่กิจการเป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือไม่
กิจการควรเลือกใช้ผู้สอบบัญชีที่มีการตรวจสอบจริง และปฏิบัติงานตามมาตรฐานการสอบบัญชีจริง ผู้สอบบัญชีที่ปฏิบัติงานจริงจะช่วยให้กิจการพบข้อผิดพลาดที่สำคัญ และประเด็นปัญหาทางภาษีอากรบางประการ จงอย่าเห็นแก่ความสะดวกสบายโดยเลือกผู้สอบบัญชีที่ไม่ตรวจสอบหลักฐานประกอบรายการบัญชีโดยเห็นว่ารวดเร็วและสะดวกสบายกว่าโดยเด็ดขาด
ผู้บริหารของกิจการต้องหาความรู้ ทำความเข้าใจกับสิ่งต่อไปนี้
11.1 กฎหมายที่เกี่ยวกับภาษีอากร
11.2 ข้อปฏิบัติที่กิจการต้องมีตามกฎหมายการบัญชี ซึ่งมีอยู่ ๒ ฉบับ คือ พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.๒๕๔๓ และพระราชบัญญัติวิชาชีพบัญชี พ.ศ.๒๕๔๗
11.3 ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
11.4 กฎหมายเฉพาะสำหรับธุรกิจที่กิจการดำเนินการอยู่
11.5 อ่าน และวิเคราะห์งบการเงินของกิจการให้เข้าใจ
11.6 ทำความเข้าใจกฎเกณฑ์เกี่ยวกับรายได้ ค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายที่ต้องห้ามทางภาษีอากร หรือ ค่าใช้จ่ายที่ต้องมีหลักเกณฑ์ เงื่อนไข บางประการจึงจะถือเป็นค่าใช้จ่ายในทางภาษีได้
การเตรียมความพร้อมดังกล่าวนอกจากจะช่วยให้กิจการรู้ข้อมูลของตนเองดียิ่งขึ้นแล้ว จะช่วยให้สามารถให้ข้อมูลแก่เจ้าหน้าที่ได้อย่างถูกต้อง และอำนวยความสะดวกให้กับกิจการเอง เนื่องจากเมื่อกิจการสามารถชี้แจงข้อมูลได้เป็นอย่างดี เจ้าหน้าที่จะสามารถประเมินได้ว่า กิจการมีระบบข้อมูลที่น่าเชื่อถือ และช่วยให้ไม่ถูกเพ่งเล็งว่ามีเจตนาหลีกเลี่ยงภาษีอีกด้วย