siriwan
Newbie
Posts: 18
ทำอย่างไรที่จะทำให้การนำ ERP มาใช้ให้ประสบความสาเร็จ
« on: April 24, 2011, 05:14:38 pm »
จากบทความที่ผ่านมา ได้อธิบายถึงสาเหตุที่ทำให้การนำERPมาใช้ ประสบความล้มเหลวและ
ประสบความสาเร็จไปแล้ว วิธีการที่จะนำ ERP มาใช้ให้ประสบความสาเร็จ ต้องมีความเข้าใจสาเหตุพื้นฐานเหล่านี้
การทำให้การนำ ERP มาใช้ประสบความสาเร็จ
1. เข้าใจแนวคิดของ ERP และการนำ ERP มาใช้
สิ่งจำเป็นที่สุดก่อนการนำ ERP มาใช้คือ การที่ผู้บริหาร ผู้จัดการ ผู้ที่อยู่หน้างานทุกคนขององค์กร
ที่วางแผนจะ นำ ERP มาใช้เข้าใจสาระสาคัญของแนวคิด ERP โดยเฉพาะสิ่งที่สาคัญคือ
- เข้าใจแนวคิดของ ERP ว่าเป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มแก่ลูกค้า การกระจายห่วงโซ่ของมูลค่าของ
กิจกรรม สาหรับนำเสนอต่อลูกค้าในแนวนอน และทำการรวมระบบงานโดยไม่ยึดติดกับฝ่าย และโครงสร้างของ
องค์กรในปัจจุบัน เพื่อทำการปรับ ERP ให้เกิดประสิทธิผลสูงสุดขององค์กรโดยรวม
- เข้าใจว่าการนำ ERP มาใช้ จำเป็นต้องสร้างและฝังรากแนวคิดของ ERP อย่างมั่นคงในองค์กร
และการนำ ERP มาใช้ เป็นสิ่งที่ทำเพื่อปฏิรูปองค์กร ซึ่งต้องมีการพัฒนาระบบERP เพื่อเป็นฐานข้อมูลสนับสนุนรวมไว้ด้วย
- เข้าใจว่าการนำ ERP มาใช้ คือกิจกรรมปฏิรูปองค์กร ซึ่งได้แก่ การปฏิรูปการทำงาน การปฏิรูปการ
บริหารจัดการ การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร การปฏิรูประบบสารสนเทศขององค์กร คือ การนำ ERP มาใช้จริงๆ
2. หลีกลี่ยงการนำมาใช้เพียงบางส่วน
การนำมาใช้เป็นการนำสิ่งที่รวมระบบงานมาใช้ ไม่ใช่เข้าใจว่าเป็นการนำ Stand Alone
Operation Application มาใช้ หรือ การนำมาใช้เพียงบางส่วนกับงานที่กำหนดเท่านั้น ดังนั้นจึงควร
หลีกเลี่ยงการนำมาใช้เพียงบางส่วน รูปแบบต่อไปนี้แสดงรูปแบบการนำ ERP มาใช้ที่ประสบความสาเร็จ
a. การนำมาใช้แบบ big bang ตั้งแต่เริ่มต้น
ในการนำ ERP มาใช้ สิ่งที่ต้องการคือการกระจายห่วงโซ่ของมูลค่าของกิจกรรมในแนวนอน โดย
มีเป้าหมายเป็นงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง หรือที่เรียกว่าการนำมาใช้แบบ big bang
b. การนำมาใช้แบบเฟส
ในกรณีที่ไม่สามารถนำมาใช้แบบ big bang ได้ เนื่องจากเงื่อนไขด้าน ความเสี่ยง ต้นทุน เวลา จะ
ใช้แนวทางขยายงานเป้าหมายออกไปทีละส่วนตามลำดับแบบ step by step แม้จะเป็นการนำมาใช้
แบบเฟส อย่างน้อยที่สุดจะต้องรวมระบบงานที่เกี่ยวข้องกับงานหลักที่เป็นเป้าหมายให้ได้ เช่น การ
นำมาใช้โดยรวมระบบงานของวัสดุและบัญชี การนำมาใช้โดยการรวมระบบงานของการขยาย
ขอบเขตของการผลิตและวัสดุบัญชี ฯลฯ ถึงแม้จะใช้แนวทางแบบเฟส ก็ต้องวางแผนการขยายขอบเขต
ของการรวมระบบงานเอาไว้ล่วงหน้า และต้องดำเนินการรวมระบบงานในขอบเขตที่กว้างขวางโดยเร็ว
ที่สุด
c. การนำมาใช้ที่รวมกับระบบบัญชี
การรวมระบบงานกับระบบบัญชีเข้าด้วยกัน เพื่อทำให้สามารถวัดผลของการจัดการ ผลของการ
บริหารองค์กรแบบ real time ได้ เกิดเป็นการบริหาร จัดการในรูปแบบที่ทำให้สามารถมองเห็นได้ ทำให้
เกิดประสิทธิผลในการบริหารจัดการทำได้ง่าย
3. ใช้วิธีการพัฒนาที่ใช้ business process model ซึ่งมีรายละเอียดคือ
1. กำหนดแนวทางของการใช้ business process model
ควรตั้งเป็นแนวทางตั้งแต่ขั้นแรกของการพัฒนาให้มีการจัดทำ business process model
สำหรับ business scenario และ business process และทำ business scenario, business
process ให้อยู่ในรูปที่สามารถมองเห็นและเข้าใจได้ด้วยตา และกำหนดให้ใช้ business model เป็น
ภาษากลางในการออกแบบ business process พร้อมทั้งกำหนดการใช้เครื่องมือออกแบบ business
process ด้วย
ปัจจุบันผู้จำหน่าย ERP package หันมาเริ่มใช้ business process model ในการนำเสนอ
business scenario และ business process ที่ ERP package มีให้เลือกใช้ด้วย
ในบทบาทของภาษากลาง จากนั้น ทำการพัฒนาด้วยขั้นตอนที่แสดงไว้ วิธีการพัฒนาที่ใช้ business process model
2. ร่าง business scenario
ร่าง business process package นำเสนอ ERP scenario package
เป้าหมายโดยอ้างอิงกับ business scenario ที่ ERP บางตัวอาจมี business process model ของ business
ที่นำเสนอไว้ให้ ในขณะเดียวกัน ใช้เครื่องมือช่วยออกแบบ business process และ
จัดทำ business process model ที่แสดง business scenario ที่ร่างไว้
3. prototyping ตาม business scenario
กำหนด parameter ของ ERP package ตาม business scenario ที่ร่างและทำ Prototyping
4. ทดสอบและประเมิน business scenario
ลองใช้งาน ERP package ที่ทำ prototyping ทดสอบและประเมินความเหมาะสมของ Business
scenario ที่ร่าง
5. ออกแบบ business process
ใช้ผลของการทดสอบและการประเมิน business scenario ทำการเพิ่มเติม แก้ไข business
scenario และทำการออกแบบ business process โดยอ้างอิงกับ business process ที่ ERP package
นำเสนอ ERP package บาง package อาจมี business process model ของ business process ที่
นำเสนอไว้ให้ ซึ่งควรนำไปใช้อย่างมีประสิทธิผล ผลที่ได้คือการจัดทำ business process model ที่
แสดง business process ที่ออกแบบโดยใช้เครื่องมือออกแบบ business process model ที่จัดทำขึ้น
นี้จะเป็นเอกสารที่เป็นสินทรัพย์ของบริษัทที่สามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิผลในภายหลัง คือ ในขั้นตอน
ใช้งาน, การฝังรากอย่างมั่นคงและการพัฒนา ต่อยอด , การดูแลรักษา , การทำ version update, การ
พัฒนาต่อยอดระบบ ERP ฯลฯ
6. prototyping ตาม business process
ทำการออกแบบ parameter ของ ERP package ตาม business process ที่ออกแบบ และทำ prototyping
7. ทดสอบประเมินผล business process
ลองใช้ ERP package ที่ทำ prototyping ทดสอบและประเมิน business process ที่ออกแบบ
8. ทำซ้ำ
ทำการแก้ไขและเพิ่มเติม business scenario business process อีกครั้งจากผลการทดสอบและ
การประเมิน แล้วทำ prototyping อีก ซึ่งเป็นการทำซ้ำของวงจร การออกแบบ , prototyping, การ
ทดสอบและการประเมิน ในการแก้ไขปรับปรุงนั้น จะต้องทำการแก้ไขปรับปรุง
business process model ไปด้วย ตามปกติมักจะได้ผลสรุปหลังจากทำซ้ำ 2 หรือ 3 ครั้ง กระบวนการ
ทำซ้ำนี้จะทำให้ parameter ของ ERP package ถูกกำหนดและนิ่ง และแนวทางในการพัฒนาแบบ
add on หรือการสร้างระบบภายนอกก็จะชัดเจน ในขณะเดียวกัน business scenario และ business
process model เสร็จสมบูรณ์
4. ใช้วิธีการพัฒนาที่ใช้ ประโยชน์ของ template
เมื่อนำ ERP มาใช้ การใช้ประโยชน์จาก template ทาให้สามารถกำหนด business scenario และ
ออกแบบ business process ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ยากที่สุดได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการเปรียบเทียบกับ
ที่กาหนดล่วงหน้าเป็น template และการเปรียบเทียบกับ business process ที่
ออกแบบไว้ล่วงหน้าเป็น template ซึ่งมีผลช่วยลดปริมาณงานของการพัฒนาลงอย่างมาก ลดจำนวนครั้ง
ของการทวนซ้ำการออกแบบ , prototyping, ทดสอบและประเมิน ทำให้สามารถเพิ่มความเร็วของการ
ดำเนินการโครงการ สิ่งนี้ช่วยลดต้นทุนการพัฒนาและลดระยะเวลาของการนำ ERP มาใช้ ประสบความสาเร็จ
Template คือ ERP package ที่สามารถใช้งานได้ทันที โดยการกำหนด parameter ไว้ล่วงหน้า และ
รวมถึงเอกสารอธิบาย , flow การทำงาน, คู่มือการทำงาน, คู่มือการทำงาน, เอกสารสรุปการออกแบบ add
on, report form ที่มีใน add onฯลฯ ตามปกติ template จะถูกนำเสนอโดยผู้จำหน่าย ERP package
หรือ ที่ปรึกษา แต่บางครั้งอาจมีการจัดเตรียม template ภายในบริษัท โดยผู้ใช้ ERP package เพื่อการ
กระจายใน แนวนอนอย่างมีประสิทธิภาพ
5. เข้าใจความยากในการนำ ERP มาใช้และบริหารโครงการอย่างระมัดระวัง
เพื่อทำให้การนำ ERP มาใช้ประสบความสาเร็จ จะต้องคำนึงถึงความยากในการนำ ERP มา
ใช้ ตั้งแต่ต้น และทำการบริหารโครงการการนำ ERP มาใช้อย่างระมัดระวัง การบริหารโครงการการนำ
ERP มาใช้ในปัจจุบันยังพึ่งพาความสามารถส่วนบุคคลอยู่มาก จึงถือว่ายังขาดความสมบูรณ์และอยู่ใน
ระดับความสาเร็จที่ต่ำ ทำให้โครงการการนำ ERP มาใช้ประสบความสาเร็จมีจำนวนจำกัด และไม่สามารถ
ตอบสนองต่อการขยายตัวในอนาคตได้ ดังนั้นการเพิ่มระดับความสมบูรณ์ของการบริหารโครงการที่เป็น
ระบบเพื่อให้ใคร ๆ สามารถทำสำเร็จได้จึงเป็นเรื่องสาคัญเร่งด่วน