การใช้ระบบ ERP เพื่อลดต้นทุนโดยรวมขององค์กร

[brid.kati]

ladawan
Hero Member

Posts: 824




การใช้ระบบ ERP เพื่อลดต้นทุนโดยรวมขององค์กร
« on: May 15, 2012, 05:54:43 pm »

เมื่อเร็วๆ นี้ ผู้เขียนได้มีโอกาสไปบรรยายเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีม และการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กร ซึ่งระยะ 2-3 ปีที่ผ่านมา มักจะเป็นหัวข้อดังกล่าว โดยเป็นการเชิญจากลูกหลานที่เรียนจบระดับอุดมศึกษา (ทั้งใน-ต่างประเทศ) จาก การพบปะและพูดคุยกับผู้ประกอบการขนาดเล็กและขนาดกลาง รวมทั้งทายาทธุรกิจ แต่พบว่าสิ่งสำคัญที่สุดก็คือ การที่เจ้าของกิจการไม่ยอมเปิดใจ หรือละทิ้งความคิดเดิมๆ และวิธีการทำงานแบบเดิม ในขณะที่สภาพแวดล้อมภายนอกและการแข่งขันทางธุรกิจทวีความรุนแรงเพิ่มขึ้น รวมทั้งมาตรฐาน คุณภาพ และข้อกีดกันทางการค้า นับว่าเป็นโจทย์หนักของทายาทธุรกิจที่ต้องพยายามปรับเปลี่ยนระบบการทำงานให้ เป็นระบบมาตรฐานสากลและมีการนำระบบเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการทำงานด้านการ จัดการและโลจิสติกส์ภายในบริษัท

ล่าสุดที่ผู้เขียนไปบรรยายที่โรงงานพลาสติกและบริษัทรับออกแบบเหล็กและอสังหาริมทรัพย์แห่งหนึ่ง ซึ่งไม่เคยมีการจัดฝึกอบรมให้กับพนักงานเลยตลอดระยะเวลานับตั้งแต่ก่อตั้งเป็นเวลา 19 ปี รวมทั้งยังไม่ให้ความสำคัญกับการนำระบบเทคโนโลยีเข้ามาใช้ภายในโรงงานและบริษัทโดยมีความเชื่อและเคยชินว่าการทำงานแบบเดิมที่เป็น Paper Work ก็มีความสะดวกรวดเร็วดีอยู่แล้ว จึงทำให้ผู้เขียนมีโอกาสได้พูดเกี่ยวกับเรื่อง ERP เล็กน้อย ซึ่งผู้เขียนเห็นว่าเนื้อหาบางส่วนน่าสนใจจึงนำเก็บมาเล่าสู่

กันฟัง

การนำระบบเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการทำงานของบริษัท หลายคนเข้าใจผิดว่า ระบบเทคโนโลยี ไม่มีความเกี่ยวข้องกับโลจิสติกส์ ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว โลจิสติกส์เป็นเรื่องของกระบวนการทุกๆ กิจกรรมที่เกิดขึ้นภายในการดำเนินธุรกิจแล้วมีความเชื่อมโยงและเกี่ยวข้องกันในการเคลื่อนย้ายส่งมอบงานระหว่างกัน โดยจะต้องนำข้อมูลข่าวสารมาบูรณาการเข้าด้วยกันเพื่อลดต้นทุน และลดข้อผิดพลาดในการทำงานในทุกส่วนงานให้กับองค์กร ซึ่งระบบ ERP นี้จะสามารถช่วยให้การส่งต่องานระหว่างกัน เกิดความสะดวกรวดเร็วและเกิดความสามารถทางการแข่งขันได้

สำหรับระบบการวางแผนการบริหารทรัพยากรในองค์กร (Enterprise Resource Planning)หรือที่เรียกกันว่า ระบบ ERP นั้น หมายถึง ระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานขององค์กรเข้าด้วยกันตั้งแต่ระบบงานทางด้าน บัญชี การเงิน ระบบงานทรัพยากรบุคคล ระบบบริหารการผลิต รวมถึงระบบการกระจายสินค้า เพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิผล โดยช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงาน ซึ่งระบบ ERP นี้ จะไม่ใช่เป็นแค่เพียงซอฟต์แวร์แพ็กเกจเท่านั้น แต่เป็นซอฟต์แวร์ที่วางระบบการบริหารจัดการซึ่งรวมหน้าที่หลายๆ อย่าง (Integrated) ขององค์กร สามารถทำงานในลักษณะเรียลไทม์ (Real Time) ได้ โดยธุรกิจสมัยใหม่มักจะมีการนำระบบเทคโนโลยีมาใช้เป็นแนวทางในการบริหารจัดการ

ตัวอย่างเช่น โรงงาน A มีการแบ่งแผนกต่างๆ เช่น แผนกผลิต แผนกคลังสินค้า แผนกจัดซื้อ และการเงิน ซึ่งในแต่ละแผนกก็จะมีระบบคอมพิวเตอร์สำหรับการทำงานของตนเองอยู่แล้ว แต่ระบบ ERP จะมีการควบรวมการทำงานแต่ละแผนกทั้งหมด เข้าเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์แบบอินทิเกรตตัวเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียว ดังนั้น ในแผนกแต่ละแผนกจะสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันและติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้ง่าย ขึ้น ซึ่งเดิมเป็นระบบรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าในรูปแบบของกระดาษจากแผนกหนึ่งไปยัง อีกแผนกหนึ่งจนทั่วโรงงาน โดยตลอดเส้นทางดังกล่าว มักจะต้องมีการพิมพ์และคีย์ข้อมูลซ้ำๆ ลงในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกที่แตกต่างกัน โดยรูปแบบดังกล่าวทำให้เกิดความล่าช้า สิ้นเปลืองกระดาษ มีโอกาสสูญหายของใบสั่งงาน และการพิมพ์ข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกันมีโอกาสเกิดข้อ ผิดพลาดสูง รวมทั้งผู้ที่เกี่ยวข้องไม่สามารถรู้ถึงสถานะที่แท้จริงของสินค้าว่าอยู่ใน ขั้นตอนใด จะเสร็จเมื่อไหร่ แต่ ERP จะทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทางธุรกิจ เมื่อฝ่ายขายรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าข้อมูลทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นประวัติการสั่งซื้อ เครดิตของลูกค้า ระดับสต็อกสินค้าของบริษัทและตารางเวลาขนส่งสินค้า ซึ่งเมื่ออีกแผนกหนึ่งรับคำสั่งและเสร็จงาน

แล้ว คำสั่งซื้อนั้นก็จะเดินทางอัตโนมัติผ่านระบบ ERP ไปยังแผนกถัดไป ตลอดจนเข้าสู่กระบวนการผลิตเป็นสินค้า จัดเก็บ และจำหน่ายไปตามคำสั่งซื้อ




ประโยชน์ที่ได้รับจากการวางระบบ ERP จะมีประโยชน์ 2 รูปแบบคือ

(1) ประโยชน์แบบมีตัวตน สามารถจับต้องได้โดยวัดเป็นตัวเงินว่ากำไรเท่าใดและประหยัดเงินหรือลดต้นทุนจากส่วนไหนได้ 8 ประการคือ

1. สามารถลดต้นทุนที่จะใช้ในการซื้อวัตถุดิบผลิตสินค้าและบริการ

2. ลดความสำคัญของกระดาษและลดค่าใช้จ่ายไปรษณีย์ได้

3. ปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการและบุคลากร เช่น ลดคนจาก 10 คน เหลือ 5 คน โดยเกลี่ยคนที่เหลือ 5 คนนี้ ให้ไปทำงานในส่วนอื่นๆ ที่ไม่ต้องเกี่ยวกับระบบ ERP เป็นต้น

4. การลดสินค้าคงคลัง ทำให้รู้ได้ว่าสินค้ามีอยู่ในคลังสินค้าเท่าใดมีเพียงพอต่อลูกค้าหรือไม่ มีสินค้าหายไปจำนวนเท่าใด และรู้วันเดือนปีที่สินค้าหมดอายุหรือเสื่อมคุณภาพ

5. ลดเวลาผลิต (Lead Time) จะช่วยให้กระบวนการผลิตเป็นไปอย่างราบรื่นและยังเพิ่มประสิทธิภาพของการผลิตด้วยยอดการสั่งซื้อที่เป็นจริง ทำให้ช่วยลดสินค้าคงคลังได้ รวมถึงยังช่วยในการวางแผนในการขนส่งสินค้าไปยังลูกค้า

6. ลดสต็อกสินค้าที่อาจจะทำให้สินค้าเกิดการเสื่อมคุณภาพได้

7. สามารถผลิตสินค้าได้เร็วขึ้น ดูแลการบริการหลังการขายประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายการสั่งซื้อ

8. การสั่งซื้ออัตโนมัติและดำเนินการชำระเงินค่าใช้จ่ายในการชำระเงิน



(2) ประโยชน์แบบไม่มีตัวตนจะไม่สามารถวัดและเห็นในรูปของตัวเงินได้ แต่จะมีผลกระทบในการดำเนินทางธุรกิจอย่างมากได้ 8 ประการคือ

1. สามารถเข้าถึงผู้ขายได้มากขึ้น การผลิต การเสนอราคาสามารถแข่งขันกันได้มากขึ้น

2. การเข้าถึงข้อมูลได้ถูกต้อง และรวดเร็วขึ้น โดยเฉพาะข้อมูลทางการเงินของบริษัท สำหรับการตัดสินใจในบางสถานการณ์ให้ได้ทันเวลา

3. จะช่วยประหยัดและความพยายามอย่างมากในการป้อนข้อมูล

4. การควบคุมเพิ่มเติมจึงลดความเสี่ยงจากการผิดพลาดของการใช้ทรัพยากรต่างๆ

5. อำนวยความสะดวกในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ในระยะสั้นและระยาวขององค์กร

6. รายงานชุดตามมาตรฐานระดับโลก

7. การตอบสนองลูกค้าที่ดีขึ้นตั้งแต่การสั่งซื้อของลูกค้าผ่านตัวแทนขายจนกระทั่งถึงขั้นตอนของการส่งสินค้าและเก็บเงิน

8. เพิ่มความโปร่งใสและมีความรับผิดชอบทางสังคมและสิ่งแวดล้อม (Corporate Social Responsibility : CSR)

บทสรุป การดำเนินธุรกิจประเภทใดก็ตามในยุคนี้จะกล่าวได้ว่าการนำระบบเทคโนโลยีมาใช้ในธุรกิจนับว่าเป็นสิ่งจำเป็น ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็น ERP ก็ได้ แต่ต้องเป็นระบบที่สามารถทำให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนในการแข่งขันทางธุรกิจอย่างมีศักยภาพ ซึ่งนับวันคู่ค้าจะมีการกำหนดมาตรฐานของผลิตภัณฑ์ การทำงาน การส่งมอบ ที่เพิ่มสูงขึ้น ดังนั้น การวางระบบการจัดการสารสนเทศภายในจึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งปัญหาที่พบก็คือว่าผู้ประกอบการหลายรายมักคิดว่า เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เนื่องจากว่าการอิมพลีเมนต์ที่ไม่รู้จักจบจักสิ้นตลอดเวลา รวมทั้งคิดว่าบริษัทจะได้รับผลตอบแทนกลับมาทันทีเมื่อติดตั้งระบบเสร็จ แต่ในความจริง นี่คือการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับอนาคตทางการค้า



โดย : ดร.สิทธิชัย ฝรั่งทอง อาจารย์ประจำบัณฑิตวิทยาลัย วิทยาลัยเซาธ์อีสท์บางกอก

ที่มา : Energy Saving นิตยสารด้านพลังงาน เพื่อคนคิดไกล ใส่ใจพลังงาน