ระบบงาน HR ใน SMEs ผ่านมุมมองของที่ปรึกษา

[brid.kati]

ladawan
Hero Member

Posts: 824




ระบบงาน HR ใน SMEs ผ่านมุมมองของที่ปรึกษา
« on: June 13, 2012, 10:59:04 am »

โดย อารี เพ็ชรรัตน์

ในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมาหลังจากผ่านพ้นภาวะเศรษฐกิจขาลง ธุรกิจ SME ที่รอดชีวิตมาได้เริ่มเงยหน้าปรับเปลี่ยนกลยุทธ์
ในการบริหารธุรกิจของตน การแข่งขันทางการค้าที่เข้มข้นรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นด้านการตลาด การลงทุน เทคโนโลยีใหม่ ๆ SME
ต่างหันมาให้ความสำคัญกับคนในองค์กรกันมากขึ้น เพราะเชื่อว่าการจะอยู่รอดในยุทธจักรไม่ใช่เพราะเงินและสินค้าเพียงอย่าง
เดียวแต่เป็นเพราะคนในองค์กรต่างหากที่เป็นเฟืองตัวสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรให้สามารถแข่งขันและอยู่รอดในตลาดได้

ผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าไปคลุกคลีกับธุรกิจ SME ในหลายอุตสาหกรรมไม่ว่าจะเป็นสายการผลิต บริษัทนำเข้าสินค้า ธุรกิจ
การเงิน บริการ เรื่อยไปจนถึงธุรกิจบันเทิง จึงได้เห็นการเปลี่ยนแปลงในองค์กร SME โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหารระดับสูงของ
SME ที่ต่างหันมาให้ความสนใจกับคนในองค์กรกันมากขึ้นซึ่งถือว่าเป็นนิมิตหมายที่ดีในวงการ HR ในวันนี้ที่องค์กรขนาดกลาง
และขนาดเล็กของไทยที่มีรากฐานกำเนิดจากธุรกิจครอบครัวเป็นส่วนใหญ่กำลังปรับตัวไปในทิศทางเดียวกับบริษัทต่างชาติ เพื่อให้
สามารถขยับเข้าไปแข่งขันในเวทีระดับอินเตอร์กับเขาได้

คำถามส่วนใหญ่ที่มักถูกถามจากผู้บริหารก็คือ ทำอย่างไรจึงจะทำให้พนักงานมีใจรักบริษัทมากกว่านี้ อยากให้พนักงาน
มีความรู้สึกเป็นเจ้าของบริษัทเหมือนผม พนักงานที่นี่ทำงานกันมาหลายปีทำอย่างไรจะให้พวกเขาพัฒนาตัวเองได้ดีกว่านี้ทุกคน
ทำงานกันแบบไปเรื่อยๆ หน้าที่ความรับผิดชอบไม่เพิ่มแต่เงินเดือนเพิ่มขึ้นทุกปี พนักงานที่นี่ดูเขารักกันดีแต่ไม่ค่อยรักบริษัทเท่า
ไหร่ เรากำลังมีแผนจะเข้าตลาดหลักทรัพย์เราควรจะเริ่มปรับปรุงระบบงานบุคคลอย่างไร หรือแม้กระทั่งว่าบริษัทของเรามีแผนก
บริหารงานบุคคลแต่ทำงาน admin เสียส่วนใหญ่จะทำอย่างไรดี ฯลฯ สำหรับผู้อ่านที่เป็นธุรกิจ SME หลายท่านอาจเผชิญปัญหา
ข้างต้นนี้อยู่เช่นกัน ผู้เขียนขอประมวลปัญหาหลัก ๆ ในระบบงาน HR ของ SME คือ

1) บริษัทขาดบุคลากรด้านงานบริหารบุคคลที่มีประสิทธิภาพ

2) โครงสร้างองค์กรไม่เป็นระบบ

3) ตำแหน่งงานและสายการบังคับบัญชาไม่ชัดเจน

4) การจัดแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบในแต่ละตำแหน่งเกิดการซ้ำซ้อน สับสน หรือพนักงานทำงานไม่ครบตามหน้าที่
ที่ควรทำ

5) ไม่มีการวางแผนอัตรากำลังที่ชัดเจนบางแผนกงานล้นคน บางแผนกคนล้นงาน

6) กระบวนการสรรหาและคัดเลือกพนักงานใหม่ยังขาดเทคนิคและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ

7) โครงสร้างเงินเดือนและสวัสดิการไม่จูงใจพนักงาน ในขณะที่พนักงานบางคนที่อยู่นาน ๆ เงินเดือนสูงกว่าตลาด
แรงงานมากเกินไป

ขาดระบบการสื่อสารในองค์กรและแรงงานสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพ

9) ไม่มีระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน ใช้วิธีประเมินจากอายุงานและความรู้สึกของผู้บริหารเป็นส่วนใหญ่

10) ไม่มีการจัดงบประมาณสำหรับการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร เพราะเห็นว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่สิ้นเปลืองและวัดผลไม่ได้

ท่านผู้อ่านอาจลอง checklist องค์กรของท่านในปัจจุบันกับสิ่งที่ผู้เขียนกล่าวมาข้างต้นดูว่าองค์กรของท่านกำลังประสบ
ปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างที่กล่าวมาหรือไม่ หากมีอยู่บ้างท่านคงต้องรีบหาทางรักษาองค์กรของท่านโดยด่วน
เพราะสิ่งเหล่านี้คือหัวใจขององค์กรในห้องที่เกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์ที่กำลังเกิดปัญหา

ปัจจุบันองค์กรหลายแห่งเริ่มตื่นตัวกับการบริหารและพัฒนาบุคลากรกันมากขึ้น จากเดิมที่ไม่ค่อยให้ความสำคัญกับงาน
บุคคลมากนักเพราะเห็นว่างงานบุคคลเป็นเรื่องของงานธุรการ เป็นหลังบ้านที่คอย support หน่วยงานอื่น สิ่งที่งานบุคคลทำ
หลัก ๆ ก็คือ การจ่ายเงินเดือน ดูแลเรื่องสวัสดิการต่าง ๆ ให้กับพนักงาน ทำบันทึกเข้า-ออกของพนักงาน ทำประกาศให้พนักงาน
รับทราบ ทำทะเบียนประวัติพนักงาน เป็นต้น จะเห็นว่าสิ่งที่เจ้าหน้าที่บุคคลทำคืองานธุรการล้วน ๆ ไม่มีงานด้านวางแผนกลยุทธ์
หรืองานบริหาร แต่อย่างใด ทำให้บทบาทของงาน HR จำกัดตัวเองอยู่ในวงแคบคืองานธุรการในสายตาของพนักงานแผนกอื่น
และรวมทั้งผู้บริหารด้วย ผู้เขียนเห็นว่าแนวโน้มของงาน HR กำลังถึงจุดเปลี่ยนแม้ว่าบางบริษัทจะยังไม่พร้อมที่จะเปลี่ยนในทันที
ก็ตาม แต่ปัจจัยภายนอกจะเป็นแรงกระตุ้นหรือภาคบังคับที่ทุกองค์กรต้องหันมาดูเรื่องงานบุคคลของตนโดยดุษฎี มิเช่นนั้นจะเป็น
องค์กรที่ล้าหลังและก้าวตามคู่แข่งไม่ทันในที่สุด

จากการตื่นตัวในวงการ HR ในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ทำให้ปัจจุบันเกิดปัญหาขาดแคลนบุคลากรในงานบุคคล โดยเฉพาะ
อย่างยิ่งในตำแหน่งระดับบริหาร ตั้งแต่ระดับผู้จัดการแผนกบุคคล ไปจนถึงระดับผู้อำนวยการ หรือ Vice President เลย
ทีเดียวที่เป็นเช่นนี้ไม่ใช่เพราะคนทำงานด้านบุคคลขาดตลาดจริง ๆ แต่เป็นเพราะกลุ่มคนในสายงานนี้อาจแบ่งได้เป็น 2 กลุ่มคือ
กลุ่ม HR ระบบเดิมที่ทำงานบุคคลแบบธุรการ กับ กลุ่ม HR รุ่นใหม่ที่มีบทบาทเป็น strategic partner ของผู้บริหารระดับสูง
ทำงานในส่วนของการวางแผน พัฒนาและกำหนดกลยุทธ์ด้านงานบริหารบุคคลได้เช่นเดียวกับฝ่ายการเงิน ฝ่ายการตลาดหรือ
ฝ่ายปฏิบัติการ ซึ่งกลุ่มหลังนี้เป็นกลุ่ม ที่ขาดตลาดอยู่ ส่วนพนักงานที่ทำงานบุคคลแบบเดิมคือเป็นงานสนับสนุนอย่างเดียวจะถูก
ลบบทบาทลงไปเรื่อยๆ โดยนโยบายบริษัทส่วนใหญ่หันมาจ้างบริษัทภายนอก หรือที่เรียกว่า outsource กันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น
งานจ่ายเงินเดือน (Payroll Service) งานสวัสดิการทีใช้บริษัทประกันสุขภาพ สถาบันการเงิน บริษัทประกันชีวิตในการดูแล
เรื่องสวัสดิการต่าง ๆ ให้กับพนักงาน ตลอดจนงานสรรหาพนักงานที่ใช้บริษัทจัดหางานทำหน้าที่แทน เป็นต้น

หากท่านผู้อ่านกำลังคิดจะยกเครื่องระบบงาน HR ในองค์กรของท่านคงหนีไม่พ้นการเตรียมคนเพื่อเป็นเจ้าภาพโครงการ
นี้ โดยทั่วไปจะเป็นผู้บริหารด้านงานบุคคล หรือแต่งตั้งผู้บริหารระดับสูงจากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งในองค์กรที่มีความสนใจ เรื่องการ
บริหารคนเป็นผู้รับผิดชอบงานชิ้นนี้ ถ้าต้องสรรหามาจากภายนอกในช่วงเวลานี้อาจหาคนที่มีคุณสมบัติตรงตามความต้องการได้
ยากสักหน่อยเนื่องจากทุกองค์กรต่างตื่นตัวในเรื่องงาน HR ทำให้เกิดภาวะขาดตลาด ดังนั้นจึงควรเริ่มมองหากันแต่เนิ่น ๆ เพราะ
เมื่อโครงการเริ่มจะไม่ทันการณ์เนื่องจากจะมีการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรค่อนข้างมาก

อีกประเด็นหนึ่งที่ผู้เขียนประสบมาก็คือ เมื่อเริ่มโครงการปรับปรุงระบบงาน HR ในองค์กร ผู้ที่ทำหน้าที่รับผิดชอบอาจเจอ
ปัญหาและอุปสรรคหลายประการที่ต้องเตรียมรับมือ เป็นต้นว่า

- ผู้บริหารระดับสูงหรือเจ้าของกิจการไม่เห็นความสำคัญของโครงการนี้จึงไม่ได้สนับสนุนให้เกิดการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง
อย่างจริงจัง
- ผู้บริหารเห็นด้วยกับระบบงาน HR แนวใหม่ที่นำเสนอ แต่ซื้อเวลาไม่กล้าตัดสินใจที่จะเปลี่ยนแปลง เพราะยังยึดติดอยู่กับ
ภาพลักษณ์และวิธีการทำงานเดิม
- พนักงานบางคนมีทัศนคติที่ไม่ดีต่อการเปลี่ยนแปลงอาจต่อต้านไม่ให้ความร่วมมือ
- หัวหน้างานบางคนกังวลกับสถานภาพของตนเองที่จะถูกเปลี่ยนในอนาคต และเกรงว่าจะถูกลดบทบาทและความสำคัญลง
- คนในองค์กรคาดหวังการเปลี่ยนแปลงขนานใหญ่อย่างรวดเร็ว
- ผู้บริหารได้รับรู้ข้อมูลข่าวสารจากภายนอกเกี่ยวกับเทคนิคใหม่ ๆ ในระบบงาน HR และอยากทำตามแนวคิดใหม่ ๆ นั้น
โดยไม่ได้มองความพร้อมในองค์กรของตน

ในฉบับหน้าผู้เขียนจะได้เจาะลึกในเรื่องระบบงาน HR ในธุรกิจ SME ที่จะต้องมีการตรวจสอบและปรับปรุงอะไรบ้าง
เพื่อให้องค์กรก้าวสู่ระดับสากล