การใช้แป้นพิมพ์ทำงานให้เร็วขึ้น - 1001

[brid.ladawan]

?การใช้แป้นพิมพ์ทำงานให้เร็วขึ้น - 1001?
ขณะนี้ผ่านปีใหม่ได้หลายวันแล้ว ผมขออวยพรให้ผู้อ่านทำงานในปีใหม่นี้ด้วยความกระตือรือร้นและความแจ่มใสครับ


ขณะนี้ผ่านปีใหม่ได้หลายวันแล้ว ผมขออวยพรให้ผู้อ่านทำงานในปีใหม่นี้ด้วยความกระตือรือร้นและความแจ่มใสครับ แต่ต้องยอมรับว่า เราเข้าสู่ยุคของข้อมูลท่วมท้นเต็มไปหมด ในแต่ละวันมีงานต่าง ๆ ให้ทำอย่างไม่รู้จักจบสิ้น หลายคนอยากได้เทคนิคการทำงานบนคอมพิว เตอร์ให้เร็วขึ้น ดังนั้นคอลัมน์ 1001 วันนี้ขอเสนอเทคนิคสองวิธีในการทำงานให้เร็วขึ้นบนแป้นพิมพ์ครับ

เทคนิคแรกในการทำงานบนแป้นพิมพ์ให้เร็วขึ้นที่หลายคนอาจมองข้ามคือ การพิมพ์สัมผัสนั่นเอง แต่ละวันเราต้องพิมพ์ตัวอักษรจำนวนมากบนแป้นพิมพ์ ถ้าเรามัวจิ้มดีดทีละตัว ก็จะทำงานช้าเมื่อเทียบกับคนที่พิมพ์สัมผัสเป็น ดังนั้นผมจึงขอแนะนำว่า ผู้อ่านที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นส่วนหนึ่งในการทำงานและยังพิมพ์สัมผัสไม่เป็น ควรหัดพิมพ์สัมผัสให้คล่องแคล่วครับ นี่คือทักษะที่ช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นอีกมาก คนยุคนี้โชคดีกว่าคนสมัยก่อนมากเพราะมีซอฟต์แวร์และเว็บไซต์จำนวนมากที่สอนการพิมพ์สัมผัส ถ้าผู้อ่านอยากฝึกพิมพ์สัมผัสภาษาอังกฤษ ก็ค้นหา “touch typing” ในกูเกิล ก็จะพบเว็บไซต์จำนวนมากที่สอนการพิมพ์สัมผัสภาษาอังกฤษ ถ้าอยากฝึกพิมพ์สัมผัสภาษาไทย ก็ค้นหาเว็บไซต์ที่สอนเรื่องนี้ในกูเกิลหรือซื้อซอฟต์แวร์ฝึกพิมพ์สัมผัสไทยครับ

ในยุค AEC ที่กำลังจะมานี้ การพิมพ์สัมผัสทั้งภาษาไทยและอังกฤษเป็นจะช่วยให้เราทำงานได้คล่องแคล่วว่องไวขึ้นมาก ผมเคยคิดเล่น ๆ ว่า นิสิต นักศึกษา ที่เรียนด้านคอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยีสารสนเทศ ควรผ่านการทดสอบเรื่องพิมพ์สัมผัสก่อน จึงจะสำเร็จการศึกษาได้ เพราะเป็นทักษะพื้นฐานในการทำงาน และเป็นประโยชน์มากเวลาเขียนโปรแกรมหลายร้อยบรรทัดหรือพิมพ์เอกสารต่าง ๆ ครับ

เคล็ดลับที่สองในการทำงานบนคอมพิวเตอร์ให้เร็วขึ้นคือ การใช้เมาส์หรือทัชแพดให้น้อยที่สุดและใช้แป้นพิมพ์ให้มากที่สุดครับ ถึงแม้ว่าเมาส์หรือทัชแพดช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานได้มาก แต่ทุกครั้งที่เราเลื่อนมือจากแป้นพิมพ์ไปที่เมาส์ จะเสียเวลาเลื่อนมือไปมา แต่ถ้ามือของเราอยู่ที่
แป้นพิมพ์ตลอดเวลา ก็จะทำงานได้เร็วขึ้นมาก วิธีการใช้เมาส์ให้น้อยที่สุดคือ การหัดใช้ชอร์ตคัต (shortcut)

ชอร์ตคัตคือ คำสั่งบนแป้นพิมพ์ของโปรแกรม ที่ช่วยในการทำงานโดยไม่ต้องใช้เมาส์ ระบบปฏิบัติการและซอฟต์แวร์เกือบทั้งหมด เช่น วินโดวส์ แมค ออฟฟิศ เว็บเบราว์ เซอร์ มีชอร์ตคัตจำนวนมากให้เราใช้งานจนแทบไม่ต้องใช้เมาส์เลย แต่คนส่วนใหญ่รวมทั้งตัวผมเองก็ไม่ทราบหรือไม่ชินกับการใช้ชอร์ตคัตมาก่อน แต่เมื่อลองหัดใช้
ชอร์ตคัตต่าง ๆ จนเชี่ยวชาญแล้ว ผมรับรองว่า สะดวกกว่าการใช้เมาส์อย่างแน่นอนครับ ผมขอยกตัวอย่างชอร์ตคัตที่น่าสนใจสามวิธีของวินโดวส์ดังนี้คือ

1. ถ้าเราต้องการยกเลิกคำสั่งก่อนหน้านี้ ก็คลิกที่เลิกทำ (undo) แต่แทนที่จะคลิกเมาส์ ลองกดปุ่ม ctrl-Z (กดปุ่ม control และ Z พร้อมกัน) นี่คือชอร์ตคัตของการเลิกทำครับ

2. คนส่วนใหญ่เคยชินกับการปิดโปรแกรมด้วยการคลิกเมาส์ที่ x ซึ่งอยู่ที่มุมขวาบนของวินโดวส์ แต่ถ้าเรากดปุ่ม Alt และ F4 พร้อมกัน ก็ปิดวินโดวส์นั้นเช่นกันครับ

3. ถ้าเราต้องการให้พาวเวอร์พอยต์แสดงสไลด์เต็มจอที่หน้าแรก ก็กดปุ่ม F5 แต่ถ้าเราต้องการให้แสดงสไลด์ปัจจุบัน กดปุ่ม Shift และ F5 พร้อมกัน นี่คือชอร์ตคัตที่ผมใช้บ่อยที่สุดในพาวเวอร์พอยต์ครับ

ยังมีชอร์ตคัตต่าง ๆ อีกมากมาย ผู้อ่านสามารถค้นหาชอร์ตคัตของโปรแกรมที่สนใจในกูเกิลได้ เช่น ถ้าอยากทราบชอร์ตคัตของโปรแกรมเอกซ์เซล ก็ใส่ข้อความว่า “shortcut excel” ก็จะพบเว็บไซต์จำนวนมากที่อธิบายชอร์ตคัตของเอกซ์เซล ครับ

ผมขอแนะนำว่า ในช่วงแรก ผู้อ่านลองหัดใช้ชอร์ตคัตสัก 2-3 อย่างให้เชี่ยวชาญและเคยชินก่อน จากนั้นจึงค่อยเรียนรู้ชอร์ตคัตใหม่ ๆ เพิ่มขึ้นไป เพราะการใช้ชอร์ตคัตเป็นทักษะอย่างหนึ่งที่ต้องทำบ่อย ๆ จึงจะชิน ตัวอย่างเช่น ผมเคยชินกับการปิดโปรแกรมด้วยการคลิกเมาส์ที่ x บนมุมขวามานานมาก จึงยังไม่ถนัดกับการใช้ชอร์ตคัต Alt-F4 ในช่วงแรก แต่เมื่อใช้บ่อย ๆ แล้ว ก็เริ่มชินครับ และพบว่าสะดวกกว่าเดิมมาก ดังนั้นถ้าผู้อ่านพิมพ์สัมผัสเป็นและใช้ชอร์ตคัตของโปรแกรมต่าง ๆ ได้อย่างเชี่ยวชาญ ก็จะพบว่า ใช้เวลาน้อยลงหรือทำงานได้มากขึ้นในเวลาเท่าเดิมครับ.

ธงชัย โรจน์กังสดาล
ภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์
จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
Facebook : Thongchai Rojkangsadan

ที่มา เดลินิวส์
วันที่ 16มกราคม 2558